- Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
- Роль документации в бухгалтерском учете
- Документально оформление выбытия объектов ОС
- Документооборот в бухгалтерском учете
- Формы первичных документов бухгалтерского учета — законные требования
- Проводки при инвентаризации ОС: пример
- Основные документы бухгалтерского учета — перечень 2018-2019 годов
- Итоги
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
- передача имущества в аренду;
- реорганизация;
- ликвидация;
- продажа имущества;
- смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
- установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
- перед составлением бухотчетности за год;
- чрезвычайные ситуации.
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Роль документации в бухгалтерском учете
Документирование каждого факта хозяйственной жизни — одно из ключевых правил ведения бухгалтерского учета (БУ). Под каждую операцию требуется отдельный документ, а подчас и не один.
Составление документов — обязанность различных сотрудников организации. Но основная их масса стекается именно в бухгалтерию. Здесь они проверяются, систематизируются, разносятся по бухрегистрам, в том числе с помощью программных средств. И всё для того, чтобы на выходе дать общую картину финансового положения компании — ее бухгалтерскую отчетность (БО).
Отчетности посвящен отдельный раздел нашего сайта.
А в данной рубрике мы рассказываем всё о первичных документах бухгалтерского учета.
Добавим также, что первичка — основа не только для бухгалтерской, но и для налоговой отчетности. И в целях налогового учета к ней предъявляются едва ли не более жесткие требования, чем к БУ.
Интересный случай по налогам рассмотрен здесь.
Вот почему важно всегда быть в курсе последних «документационных» новостей.
Документально оформление выбытия объектов ОС
Обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов по выбытию объектов ОС нет (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому организация такие документы может разработать самостоятельно, соблюдая требования о наличии в них обязательных реквизитов.
При разработке форм документов по учету выбытия основных средств организация может воспользоваться, в частности, следующими унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7:
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4);
- Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);
- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б).
Указания по применению и заполнению этих форм можно найти в Постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7.
Так, к примеру, указывается, что формы № ОС-1,№ ОС-1а,№ ОС-1б могут применяться для оформления и учета операций выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и т.д.) другой организации.
Выбранные организацией формы первичных учетных документов, которыми будет сопровождаться выбытие из организации объектов основных средств, должны быть утверждены в ее Учетной политике в целях бухгалтерского учета.
Необходимо помнить, что информацию о выбытии объекта основных средств необходимо также отразить в первичном учетном документе, в котором ведется текущий учет наличия объекта ОС. К примеру, в инвентарной карточке учета объекта основных средств, которая обычно ведется по форме № ОС-6 (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7).
Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.
1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.
В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.
Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.
Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.
Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:
- сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
- техпаспорта и иную техдокументацию;
- регистры аналитического учета;
- наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.
2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.
Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.
Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.
ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.
3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.
Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.
Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).
ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.
Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.
Документооборот в бухгалтерском учете
Документооборот — это движение документов от создания до завершения исполнения или отправки. Он охватывает всю деятельность компании в целом.
Оборот документов бухгалтерского учета — зона ответственности того лица, на которое возложено ведение БУ в организации. Это может быть главбух, иной сотрудник и даже стороннее лицо, привлеченное по договору.
С целью упорядочения документооборота разрабатывается и утверждается его график — в виде таблицы, схемы или ином удобном исполнении. В нём отражаются сроки для составления, передачи, обработки и хранения документов, а также ответственные за это должностные лица. График может прилагаться к учетной политике или утверждаться отдельным локальным актом.
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что основная масса обрабатываемых ею документов составляется не ей самой, а поступает извне — от других специалистов, подразделений. Вот почему важно не только правильно и рационально организовать документооборот, но и способствовать его соблюдению. Например, предусмотрев для нарушителей материальные последствия.
О том, какие условия важно при этом соблюсти, читайте здесь.
Формы первичных документов бухгалтерского учета — законные требования
Уже достаточно давно, а точнее, с 2013 года у организаций есть выбор, с какими формами документов бухгалтерского учета работать. Это могут быть всем привычные типовые формы, утвержденные Госкомстатом, или разработанные компанией самостоятельно (за некоторым исключением). В любом случае каждый принимаемый к учету документ должен строго соответствовать требованиям, установленным ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Подробнее о формах первичных документов бухгалтерского учета, обязательных реквизитах и последствиях несоблюдения требований к ним читайте в этой статье.
В последнее время всё большее распространение получают электронный документооборот и электронные документы. И мы не обходим их своим вниманием.
О требованиях к подписи на электронных документах читайте здесь.
А о том, возможен ли электронный документооборот с подотчетниками, узнайте из этого материала.
Проводки при инвентаризации ОС: пример
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
- недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
- недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
- излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.
Дт |
Кт |
Сумма (тыс. руб.) |
Описание проводки |
Документы |
||
|
||||||
01 выбытие |
01 |
42 |
Списана первоначальная стоимость станка гидравлического |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
||
02 |
01 выбытие |
14 |
списана амортизация станка гидравлического |
Бухгалтерская справка |
||
94 |
01 выбытие |
28 |
Списана остаточная стоимость станка гидравлического |
|||
91 |
94 |
28 |
Убыток от списания станка |
|||
|
||||||
01 выбытие |
01 |
52 |
Списана первоначальная стоимость ноутбука |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
||
02 |
01 |
16 |
Списана амортизация ноутбука |
Бухгалтерская справка |
||
94 |
01 выбытие |
36 |
Списана остаточная стоимость ноутбука |
|||
73 |
94 |
36 |
Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е. |
|||
73 |
98.4 |
16 |
Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью |
|||
70 |
73 |
52 |
Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е. |
ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:
- Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
- Дт 01 Кт 08 — насос гидравлический введен в эксплуатацию
Основные документы бухгалтерского учета — перечень 2018-2019 годов
Перечень первичных документов бухгалтерского учета у каждой организации свой. Он определяется масштабами и спецификой ее деятельности, наличием или отсутствием определенных операций и другими факторами и обстоятельствами.
В данной рубрике нашего сайта вы найдете формы и материалы по заполнению как основных (например, кассовых) документов, так и специфических (к примеру, используемых в общепите, рознице или строительстве).
Если у вас имеются основные средства, ищите статьи про документы с префиксом «ОС», оформляемые при:
- принятии объекта на учет — ОС-1, ОС-6;
- передаче в ремонт — ОС-3;
- списании основных средств — ОС-4 и т. п.
Итоги
Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — штрафы за ошибки в учете. Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности.
О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».