Должностная инструкция менеджера по документообороту

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция специалиста по электронному докуументообороту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.Должностная инструкция офис-менеджера УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Обеспечивает хранение печатей компании. 2.4.Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Наименование должности, согласно Перечню муниципальных должностей и должностей муниципальной службы, утвержденному решением городского Совета от 01.01.2001 г.

Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4.

Ответственность Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность: 4.1.

Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). 1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

Как правило, в них указываются полномочия работника; устанавливаются критерии оценки работы, формы ответственности за результаты и последствия своей деятельности; прописываются все информационные внутренние и внешние взаимосвязи, необходимые сотруднику для выполнения его работы.

При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности.

Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству.

К счастью, все же встречаются защитники последних – руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет.

ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании.

Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и… писать инструкцию. Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции? Попробуем разобраться вместе.

Во-вторых, осуществив работу  по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

На заметку!

Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не разрабатывать отдельно инструкцию по электронному документообороту а внести изменения в существующую инструкцию по делопроизводству, добавив туда разделы по работе с электронными документами.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, задействованных при работе с электронными документами,  и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение применяется при работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли Интранет-портал организации, есть ли документ-сканеры.

СЛОВАРЬ

Документ-сканеры – предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки.

При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:

  • виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений. Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
  • полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
  • порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.
ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Нулевая декларация 3-НДФЛ за 2020 год для ИП образец заполнения для скачивания и инструкция по оформлению

1. Общие положения.

2. Термины и определения.  

3.  Нормативные ссылки.

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

5.  Использование электронной подписи (ЭП).

6.  Правила работы с папками и документами.

7.  Классификация документов.

8.  Согласование входящих, исходящих и внутренних документов.

9.  Выдача поручений и контроль исполнения документов.

10. Замещение пользователей в СЭД.

В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД.

Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Целью настоящей  Инструкции является регламентация основ применения в ОАО «Вымпел» (далее – Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

Инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:

  • входящая корреспонденция;
  • исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и т.д.);
  • внутренняя переписка организации (служебные записки, докладные записки).

Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами.

В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.

система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая  хранение и обращение электронных документов.

корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации.

Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов.

Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

– Правилами внутреннего трудового распорядка;

– Инструкцией (положением) о секретариате компании;

– Положением о документообороте компании;

– Положением по работе с конфиденциальной информацией;

– Положением о персонале;

– настоящей должностной инструкцией;

– знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

– знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

– учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

– применять современные методы оформления и обработки документов;

– владеть английским языком (уровень не ниже “________________”); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

– владеть навыками работы с компьютером: программы – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

– знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС – не менее “___” внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

– знать схемы документооборота;

– соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля исполнения документов;

– уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

– знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

– знать законодательство о труде и охране труда;

– соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

– соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

– осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

– участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

– применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Должностная инструкция - опасная игрушка для начальника

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата – предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены:
Наименования должностей работников Подписи Расшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00Подпись Дата

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.

5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.

6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ;- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;- инструкцией по делопроизводству и работе архива;- установленными на предприятии нормами и правилами;- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;- положением об административном отделе.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.

8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.

003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.

007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности : 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.

2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

Опыт работы также немаловажен, как и для работы художником-постановщиком, так как сотрудник обязан быть уверенным пользователем персонального компьютера, уметь со всей аккуратностью и педантичностью составлять документы, систематизировать их, ориентироваться в базе и большом объёме данных, а также отлично владеть оргтехникой.

Единственное, что требуется от сотрудника – повышенное внимание ко всем документам. Если имеются соответствующие знания и опыт, вполне можно рассчитывать на неплохое продвижение по карьерной лестнице.

  • Навыки работы с офисными устройствами. Специалист должен уметь делать копии документов, распечатывать в нужном формате, отправлять факсы и оформлять документы, согласно установленным правилам (складывать в файлы, папки, скреплять, подшивать и проч.)
  • Иметь особые личные качества, к которым относится: способность концентрировать внимание длительное время, развитое мышление, отличная память, организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации (анализировать и систематизировать ее), усидчивость и способность выполнять однообразную работу с постоянным высоким качеством.
ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Выход учредителя из ооо 2020 пошаговая инструкция образцы документов

Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка:

  • Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки. Специалист по документообороту составляет важное звено в слаженном механизме работы банка, поэтому он должен обладать повышенной работоспособностью, внимательностью, ответственностью, пунктуальностью и способностью быстро принимать решения.

Оплата труда специалиста по документообороту с партнерами банка. Средний уровень дохода может варьироваться от 20 000 до 40 000 рублей в зависимости от региона работы и уровня важности документов, с которыми придется работать. Зарплата состоит только из окладной части, премии возможны и зависят от результата деятельности всего отдела.

Требования к специалисту по документообороту с партнерами банка:

  • Высшее/незаконченное высшее образование. На должность могут претендовать студенты-заочники или студенты вечерней формы обучения.

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.
Оцените статью
BunTorg