Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Положение о персональных данных

Любой работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты ПД работниковп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ; п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ. Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных.

Вот что должно содержаться в Положении о ПД:

  • перечень обрабатываемых ПДп. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. То есть всех тех ПД работников, которые вам необходимы для оформления кадровой документации, составления отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и выполнения иных обязанностей, возложенных на вас законодательством, а также коллективным и трудовыми договорами. К примеру, это паспортные данные работников, сведения об их образовании, семейном положении, воинской обязанности, состоянии здоровья, доходах и т. д.;
  • цели обработки ПДп. 2 ст. 3, ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ. Их можно переписать из Трудового кодексап. 1 ст. 86 ТК РФ;
  • перечень действий с ПДп. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Они перечислены в определении понятия «обработка персональных данных». Например, это сбор ПД, их накопление, уточнение, хранение, удаление и т. п.п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ В принципе, работодатели могут предпринимать все из указанных в этом определении действий;

— общие требования к обработке ПДстатьи 5—7, ст. 9 Закона № 152-ФЗ; ст. 86, ст. 88 ТК РФ. В частности, все ПД работника нужно получать у него самогоп. 3 ст. 86 ТК РФ, обрабатывать их можно лишь в соответствии с целями их сборач. 4 ст. 5 Закона № 152-ФЗ; п. 1 ст. 86 ТК РФ, нельзя сообщать их третьим лицам без согласия работникаст.

— состав и перечень ваших мер по обеспечению защиты ПДст. 18.1, ст. 19 Закона № 152-ФЗ. Например, перечислите, где хранятся ПД, кто из работников имеет доступ к ним без дополнительного разрешения, как оформляется допуск к ПД иным работникам, какие используются средства защиты информации в компьютерах и т. п.;

  • ответственность работников за нарушение требований к обработке и защите ПД. Они могут нести дисциплинарную, материальную, административную и даже уголовную ответственностьст. 90 ТК РФ; ч. 1 ст. 24 Закона № 152-ФЗ.

Совет

Если у вас уже есть Положение и оно составлялось в соответствии с прежней редакцией Закона о ПД, то Положение нужно доработать с учетом последних поправок.

Уведомление об обработке персональных данных

Для обработки ПД работников лишь в целях исполнения трудового договора получать у них согласие не нужноп. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Например, не понадобится согласие работника на указание его ПД в кадровой документации, на передачу ПД между структурными подразделениями работодателя, при оформлении на него доверенности на представительство.

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Также согласия не требуется и в случаях:

  • сбора ПД у соискателей, так как это делается в целях заключения трудового договора по их инициативеп. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ;
  • сдачи персонифицированной отчетности в органы ПФР, отчетности по НДФЛ в ИФНС, хранения документов с ПД в течение установленных сроков и в других подобных ситуациях, когда работодатель исполняет возложенные на него законодательством обязанностип. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ;
  • передачи ПД работников страховой компании в целях заключения договора на их добровольное медицинское страхование (ДМС) либо передачи ПД иным лицам для заключения иных договоров, по которым работник будет являться выгодоприобретателемп. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ;
  • обработки общедоступных ПД работниковп. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Например, тех ПД работника, по которым он дал письменное согласие на их общедоступность.

В остальных случаях обработки ПД работников, в том числе передачи ПД третьим лицам, у работников придется получать согласиеп. 1 ч. 1, ч. 3 ст. 6, ст. 7, ч. 3 ст. 9 Закона № 152-ФЗ; ст. 88 ТК РФ. К примеру, при передаче:

  • сведений о должности и размере зарплаты работника банку, запрошенных им в связи обращением этого работника за получением кредита;
  • копий дипломов работников лицензирующему органу для получения лицензии;
  • ПД работников сторонней организации, оказывающей услуги по ведению бухучета.

Что должно содержать согласие, покажем на примереч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 77 08 № 123456, выдан ОВД Лефортово г. Москвы 15.08.2005, зарегистрированный по адресу: г. Москва, Рязанский проспект, д. 20, кв. 96, даю согласие ООО «Стройцентр» (г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 53, корп. 1) на передачу всех моих персональных данных, обрабатываемых им в целях исполнения заключенного между нами трудового договора и выполнения возложенных на него законодательством обязанностей, в ООО «Нивал» (г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 34, корп. 2) в целях их любой обработки в рамках договора оказания услуг по ведению бухгалтерского учета б/н от 03.03.2011.

Настоящее согласие действует в течение всего срока действия трудового договора и может быть мною отозвано в письменном виде.

« 22 »  августа  2011 г.

До начала обработки ПД операторы должны направлять в органы Роскомнадзора специальное уведомлениеч. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ; приложение к Рекомендациям по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных, утв. Приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 № 706.

Однако работодатели от такой обязанности освобожденыпп. 1, 2 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. При этом то, каким способом вы обрабатываете ПД работников (вручную, на компьютере или смешанно), не важно. И пусть вас не смущают положения Закона о ПД, предписывающие уведомлять органы Роскомнадзора об обработке ПД с использованием средств автоматизации. Они действуют, только если вы обрабатываете ПД еще и иных граждан. Это нам подтвердили и в Роструде.

Из авторитетных источников

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Организации, являющиеся работодателями, а также заказчиками работ, выполняемых физическими лицами по договорам подряда, обрабатывают персональные данные этих лиц и признаются операторами персональных данных.

Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить орган Роскомнадзора о своем намерении осуществлять обработку персональных данныхч. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ, за исключением некоторых случаевч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. К таким случаям, в частности, относятся персональные данные, обрабатываемые в соответствии с трудовым законодательством.

Таким образом, организация, обрабатывающая персональные данные своих работников в соответствии с трудовым законодательством, не должна уведомлять уполномоченный орган об обработке персональных данных вне зависимости от того, каким способом они обрабатываются.

Совет

Если вам пришел запрос из органа Роскомнадзора с просьбой представить уведомление об обработке ПД, то в течение 30 дней со дня его получения вы должны направить:

  • {amp}lt;если{amp}gt;вы обрабатываете ПД работников не только в рамках трудовых отношений (например, передаете ПД страховой компании для заключения договора ДМС) — уведомление об обработке ПД. Кстати, в этом случае уведомление следует подать, не дожидаясь запроса. Сделать это нужно до начала такой обработки, а если вы обрабатывали так ПД до 1 июля 2011 г. – не позднее 1 января 2013 г.ч. 1 ст. 22, ч. 2.1 ст. 25 Закона № 152-ФЗ;
  • {amp}lt;если{amp}gt;вы обрабатываете лишь ПД работников в соответствии с трудовым законодательством — письмо о том, что вы можете обрабатывать ПД без уведомления на основании п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗч. 4 ст. 20 Закона № 152-ФЗ.

Иначе орган Роскомнадзора может попытаться оштрафовать вас за непредставление ему этой информациист. 19.7 КоАП РФ; Постановление Верховного суда РФ от 05.08.2011 № 20-АД11-3; Постановление ФАС ЦО от 11.08.2011 № А64-6408/2010.

Когда вы поручаете обработку ПД работников другому лицу (например, передаете функции ведения бухгалтерского и налогового учета сторонней организации), то в договоре с этим лицом нужно предусмотретьч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ:

  • перечень его действий с ПД;
  • цели обработки им ПД;
  • его обязанность соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность их обработки;
  • требования к защите им ПД.

Например, можно включить в договор такой раздел.

ДОГОВОР
оказания услуг по ведению бухгалтерского учета

8. Условия обработки Исполнителем персональных данных работников Заказчика.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Быстрая продажа земельного участка документы определение стоимости и поиск покупателей

8.1. Исполнитель по поручению Заказчика в целях расчета заработной платы, пособий и иных выплат, а также составления и сдачи отчетности в органы ФНС России и внебюджетные фонды совершает все необходимые действия по обработке персональных данных работников Заказчика.

8.2. Исполнитель обязуется соблюдать конфиденциальность полученных при исполнении настоящего договора персональных данных и обеспечивать их безопасность при обработке, принимая все необходимые меры в соответствии с требованиями действующего законодательства.

8.3. По окончании действия настоящего договора Исполнитель обязуется прекратить обработку персональных данных работников Заказчика, передав ему всю подготовленную во исполнение договора документацию, содержащую такие данные, и удалив их из своих электронных баз данных.

Договор на обработку персональных данных третьим лицом

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

В последнее время скандалы, связанные с утечкой персональных данных, приобрели невиданный прежде масштаб. Подобные инциденты происходят все чаще. Финансовый и репутационный ущерб от их реализации становится все более ощутимым для компаний, а практика показывает, что даже у корпоративных гигантов отсутствует 100% уверенность в защищенности своей конфиденциальной информации.

Тем не менее, угроза эта касается не только крупных коммерческих организаций. Оператором персональных данных согласно российскому законодательству является любое юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и/или осуществляющие обработку персональных данных.

дата рождения;

паспортные данные;

адрес места регистрации и/или проживания;

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

контактная информация;

номер ИНН;

номер СНИЛС;

номер банковской карты и/или лицевого счета.

Исходя из списка выше, можно понять, что в качестве оператора персональных данных может выступать любая организация, которая обрабатывает данные своих сотрудников. Следовательно, под проверку Роскомнадзора может попасть каждая организация.

Роскомнадзор, конечно, не будет следить круглосуточно за вашей организацией. Первое, на что обратит внимание регулятор во время проверки, — наличие и актуальность документов, регламентирующих порядок сбора, хранения, обработки и уничтожения персональных данных граждан.

Эта организационно-распорядительная документация является фундаментом успешной и эффективной системы защиты информации, и потому очень важна.

ОРД определяет ответственных лиц, их обязанности, порядок работы с данными, уровень доступа, алгоритмы реагирования в случае возникновения инцидентов и другие важные нюансы.

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Весь перечень документации, регламентирующей деятельность оператора ПДн, содержится более чем в 30 нормативно-правовых актах. Чтобы разобраться в них и выделить главное – понадобится большое количество времени.

Для вашего удобства мы собрали весь список, требуемых законодательством документов по персональным данным, в единый чек-лист.

Данный список поможет вам определить уровень готовности вашего пакета ОРД к проверкам регулятора.

    1. Акт установления уровня защищенности информационных систем персональных данных.
    2. Акт классификации государственной информационной системы или муниципальной информационной системы.
    3. Журнал регистрации письменных запросов граждан на доступ к своим персональным данным.
    4. Журнал регистрации обращений граждан для получения доступа к своим персональным данным.
    5. Журнал регистрации инцидентов информационной безопасности.
    6. Заключение об оценке вреда субъектам персональных данных.
    7. Инструкция об осуществлении контроля выполнения требования по защите персональных данных.
    8. Инструкция по допуску лиц в помещения, в которых ведется обработка персональных данных.
    9. Инструкция по учёту машинных носителей и регистрации их выдачи.
    10. Модель угроз.
    11. Отзыв согласия субъекта персональных данных.
    12. Перечень информационных систем персональных данных.
    13. Перечень мероприятий по защите персональных данных.
    14. План внутренних проверок состояния защиты персональных данных.
    15. Политика обработки персональных данных.
    16. Положение об ответственном за организацию обработки персональных данных.
    17. Положение о порядке обработки персональных данных.
    18. Положение по работе с инцидентами информационной безопасности.
    19. Приказ «О ведении журнала ознакомления работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и обучения указанных сотрудников.
    20. Приказ «О журнале учета посетителей».
    21. Приказ «О журнале регистрации инцидентов информационной безопасности».
    22. Приказ «О журнале учёта проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
    23. Приказ «О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных».
    24. Приказ «О назначении комиссии по работе с инцидентами информационной безопасности».
    25. Приказ «О создании комиссии по установлению уровня защищенности персональных данных в информационных системах персональных данных».
    26. Приказ «Об организации мероприятий по защите персональных данных».
    27. Приказ «Об ответственности за обработку и защиту персональных данных».
    28. Приказ «Об установлении границ контролируемой зоны объектов информатизации».
    29. Приказ «Об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных».
    30. Приказ «Об утверждении перечня лиц, имеющих право доступа в помещения, где размещены используемые средства криптографической защиты информации (СКЗИ), хранятся СКЗИ и (или) носители ключевой и аутентифицирующей и парольной информации СКЗИ».
    31. Приказ «Об утверждении типового обязательства работника о неразглашении персональных данных субъектов персональных данных».
    32. Приказ «Об утверждении типовой формы разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные».
    33. Приказ «Об утверждении форм актов уничтожения персональных данных».
    34. Приказ «Об утверждении форм согласий на обработку персональных данных».
    35. Приказ «Об утверждении типовой формы поручения обработки персональных данных».
    36. Типовая форма поручения обработки персональных данных.
    37. Уведомление об обработке персональных данных.

Естественно, организационно-распорядительную документацию необходимо привести в порядок – дополнить недостающими документами и актуализировать имеющиеся. Но разрабатывать документацию вручную — трудоемкий и длительный процесс. Автоматизируйте его! Воспользуйтесь системой DocShell. Узнайте, как она работает.

Оставьте заявку на подключение бесплатного тестового доступа к системе по бесплатному номеру телефона 8-800-770-01-31.

Работодатели (только организации) теперь должны назначать лицо, ответственное за организацию обработки ПДч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

К уровню квалификации ответственного лица никаких требований нет. Поэтому это может быть любой ваш работник.

Для назначения ответственного работника издайте об этом приказ. Например, такой.

Общество с ограниченной ответственностью «Стройцентр»

ПРИКАЗ № 25-к

Во исполнение положений п. 1 ч. 1 ст. 18.1 и ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить главного бухгалтера Гарипову Г.А. с 04.07.2011 ответственной за организацию обработки персональных данных.
2. Внести изменения в должностную инструкцию Гариповой Г.А. в связи с новым назначением.
3. Установить Гариповой Г.А. ежемесячную доплату на время исполнения функций ответственного за организацию обработки персональных данных в размере 10% от должностного оклада.

Генеральный директор ООО «Стройцентр»
С.В. Соколов

С приказом ознакомлена, об ответственности за нарушение порядка обработки и защиты персональных данных работников, в том числе за их разглашение, предупреждена.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Каким образом ип открывает обособленное подразделение
« 01 »  июля  2011 г.
Г.А. Гарипова

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру

Если у вас есть информационные системы персональных данных (к примеру, программа 1С или любая другая программа, содержащая ПД, даже таблицы в Excel), то вам нужно иметь целый пакет документов по защите обрабатываемых в ней ПДп. 3 ч. 1 ст. 18.1, ч. 2 ст. 19 Закона № 152-ФЗ. Подробно рассматривать эту документацию мы не будем. Ведь составлять ее — это работа не бухгалтера, а, скорее, системного администратора или даже стороннего специалиста.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Как правильно прошить документы трудовой договор

Как видите, требований к обработке ПД уйма. Поэтому без Положения о ПД, в котором компактно собрано все самое необходимое для работы с такими данными, просто не обойтись. Ведь из него будет видно, какие ПД нужно собрать с работников, как их обрабатывать и защищать (например, хранить документы с ПД в сейфе, установить на компьютеры пароли, шифровать электронные сообщения и документы с ПД, отсылаемые третьим лицам).

И не забывайте, что операторы обработки ПД — это не только работодатели. Поэтому законодательство о защите ПД нужно соблюдать при обработке ПД не только работников, но и иных категорий физлиц. Например, если вы заключаете с гражданами какие-либо гражданско-правовые договоры, ведете в компьютере базу данных клиентов-физлиц или контактных лиц ваших контрагентов с указанием их ф. и. о., должности, номера телефона, даты рождения.

При этом самое важное — не разглашать ПД третьим лицам. Так будет меньше жалоб и, соответственно, проверок. Ведь по своей инициативе органы Роскомнадзора проверяют в основном только крупные компании, работающие с населением: банки, операторов связи, коммунальщиков, почту, медицинские клиники и др.

Ответственность за нарушения в сфере охраны персональных данных законодатель отнесен к административной. Значит, санкции за подобные проступки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях.

Заглянув туда, мы обнаружим, что штрафы не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ они составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее руководителя, если в нарушении есть его вина.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много (них мы подробно поговорим чуть ниже). Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Раз уж мы затронули вопрос проверок, то сразу скажем, что ведомством, полномочным контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор).

Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ).

Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Статистическая справка

По данным Роскомнадзора, всего с момента возложения на эту организацию полномочий по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации нами (т.е. с ноября 2007 года) проведено 3307 проверок.

В 2011 году проведено 1743 проверки — то есть, более половины от общего числа за 4 года! При этом количество плановых и внеплановых (т.е. тех, которые проводятся по жалобам) проверок примерно равно 954 и 789 соответственно. При этом количество жалоб, поступающих от граждан и организаций, также постоянно растет — с 465 в 2009 году до 3240 на 26 декабря 2011 года.

По результатам проверок в 2011 году в прокуратуру было передано около 900 материалов.

Возросли в прошлом году и суммы взыскиваемых штрафов. Так, за период с 2007 по 2009 год к административной ответственности было привлечено всего 37 организаций и взыскано административных штрафов на общую сумму чуть менее 22 тысяч рублей. А на сегодняшний день эта сумма уже превысила 12,5 миллионов рублей. При этом средний размер штрафа не так уж и велик и составляет 3-5 тысяч рублей.

  • Конституция РФ
  • Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ в редакции 142-ФЗ от 04.06.2014.
  • Трудовой кодекс РФ
  • Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
  • Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
  • Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
  • Постановление Правительства РФ от 21 марта 2012 г. N 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных»
  • Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
  • Постановление Правительства РФ от 06.07.2008г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»
  • Постановление Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных»
  • Разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве от 14 декабря 2012 года.
  • Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».
  • «Основные мероприятия по организации и техническому обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных» (утверждены 15 февраля 2008 г. ФСТЭК).
  • Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 14 ноября 2011 г. N 312 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных» 

Документы по защите персональных данных в информационных системах

Доступ к ПД работников должны иметь только специально уполномоченные лицаст. 88 ТК РФ. Поэтому перечень сотрудников, которым в связи с исполнением должностных обязанностей могут понадобиться ПД, следует утвердить приказомп. 13 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утв.

В этот перечень войдут, например, руководитель, его заместители, работники отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности, юрист и даже секретарь, ведь часто именно он бронирует гостиницу и покупает билеты для работников, направляемых в командировку.

Допуск к ПД иных работников следует фиксировать в журнале либо оформлять письменные разрешения руководителя.

Кроме того, с работников, имеющих доступ к ПД, следует взять расписку о неразглашениист. 90 ТК РФ; п. 43 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. А можно прописать такую обязанность и в трудовом договоре.

Трудовой договор № 25

г. Москва

27 октября 2011 г.

3. Обязанности Работника.

3.1. Работник обязуется соблюдать конфиденциальность в отношении любых персональных данных, доступ к которым он получит при исполнении своих трудовых обязанностей, как в период действия настоящего договора, так и по его прекращении.

дата рождения;

паспортные данные;

номер ИНН;

номер СНИЛС;

Оцените статью
BunTorg