Командируем работника за границу: как учесть расходы

Кого можно отправлять в заграничные командировки, а кого нельзя

Ограничения относительно командировок работников за рубеж действуют те же, что и применительно к поездкам внутри страны.

Категорически запрещается, как и в случае с командировками по России, командировать за границу таких работников:

• беременных женщин;
• сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов;
• работников на ученическом договоре, если загранкомандировка не связана с ученичеством;
• инвалидов, если командировка противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
• зарегистрированных кандидатов на выборах в период проведения последних.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Письменное согласие на заграничную или внутрироссийскую командировку требуется от таких категорий работников:

• женщины, воспитывающие детей до трёх лет;
• одинокие матери, отцы или опекуны детей до пяти лет;
• родители или опекуны детей-инвалидов;
• работники, ухаживающие за больными родственниками на основании медицинского заключения.

Все остальные работники могут быть направлены в командировки, включая заграничные, без каких-либо ограничений.

Процедура оформления командировки работника за границу не имеет принципиальных отличий от командировок по России, а в 2018 году законодательные требования к ним минимальны и регулируются в большей степени локальными актами организации или компании, например, положением о командировках, и принятыми в конкретной фирмы стандартами делопроизводства.

Главным и зачастую единственным документом, достаточным, чтобы отправить сотрудника в командировку, включая заграничную, не вызвав чьих бы то ни было нареканий, является приказ руководителя организации.

Являвшиеся ещё несколько лет назад обязательными командировочное удостоверение и служебное задание в 2018 году носят сугубо факультативный характер. Если их оформление предусмотрено локальными актами, регламентирующими оформление командировок, они применяются, и нарушения в этом нет. Если же руководство компании воспользовалось возможностью максимально упростить эту бюрократию, насколько позволяет действующее законодательства, обвинить фирму не в чем.

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

О составлении внутреннего документа, регламентирующего правила, связанные скомандировками, подробнее читайте в нашем материале.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы — верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл. для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября. Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро — 68 рублей.

— с 5 по 7 октября — 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD); 

— с 8 по 10 октября — 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября — 900 руб. 

Итого: 21 360 руб. 

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ. 

С 5 по 10 октября — 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.) 

11 октября — 700 рублей. 

Итого: 15 700 руб. 

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 — 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

• Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
• Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте здесь.

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни — с 8 по 11 марта 2018 года — на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. — для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

• Для Сидорова: 6 марта — день пересечения границы, 7 марта — рабочий день, 8–11 марта — выходные и праздничные дни, 12 марта — рабочий, 13 марта — день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

• Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня 1000 руб. = 8 500 руб.

• для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

3 000 руб. × 3 дня 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову — 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня превышение по РФ 300 руб.).

Длительность командировки за границу

Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2018 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.

Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.

Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему. Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.

Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке. Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.

В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.

Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки. Лишь бы в итоге не разорился.

В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.

При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника. Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа. Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.

Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.

Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России. Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.

Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте. Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило. А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.

Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт).

Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.

Значит, расчёт надо вести по такой схеме:

• 2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.
• 6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
• 12000=1000=13000 — общая сумма суточных.

Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.

Рассмотрим другой вариант. Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву. Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Итак, границу со Словакией наш сотрудник пересёк в день вылета. Значит, и суточные за первый день командировки ему полагаются уже по словацкой норме. Аналогичная картина и по следующему дню, который он целиком проводит в Словакии.

А вот вечером третьего дня он отправился в Вену и в тот же день было уже там (езды от одной столицы до другой не более двух часов). Значит, ему полагаются суточные уже по австрийской ставке. Такой же расклад по двум следующим дням.

Исключение составляет последний день командировки — вылетев из Вены самолётом, он в этот день самолётом, наш сотрудник в тот же день был в Москве. А поскольку это случилось на обратном пути, рассчитывать за последний день в командировке он вправе только на внутрироссийские суточные.

Итак, приступим к расчёту:

• 40х2=80 — суточные по словацкой норме.
• 50х3=150 — суточные за время пребывания в Вене.
• 500х1=500 — суточные за последний день командировки, рассчитываемые по внутрироссийской ставке.
• 80 150=230 — общая суточных в валюте за время фактического пребывания за границей.
• Итого, мы должны сотруднику 230 долларов и 500 рублей. Дальнейший расчёт зависит от того, в какой валюте мы выдали ему аванс и есть ли у него справка об обмене, если в рублях. Конвертация долларов в рубли для окончательной сверки с суммой рублёвого аванса проводится по курсу, указанному в справке об обмене, или курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.

В последнем рассмотренном примере выгоднее для фирмы будет, если сотрудник переночует не в Вене, а в Братиславе, где более дешёвые отели, а в Австрию отправится утром. Это позволило бы сэкономить и 10 долларов на его суточных. Но заставить работника поступать именно так никто не вправе.

Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.

Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте. 

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Облагаются ли налогами и страховыми взносами расходы на загранкомандировки

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

• изготовление загранпаспорта;
• расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
• аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

• Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
• Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику. Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно. Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах.

В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

1. Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.
2. Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
3. Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
4. Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

Большинство командировочных расходов в связи с поездками за границу не облагаются налогами и социальными отчислениями. Ведь это же не полученный сотрудником доход, а компенсация его фактических расходов.

Исключение составляет часть суточных, превышающая установленные в Налоговом кодексе предел в 2,5 тысячи рублей в день. Например, суточные при поездках в Лондон составляют 100 долларов в день. Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.

Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар. Значит, суточные в нашем случае составили 5800 рублей в день. Из этой суммы вычитаем предельную в 2,5 тысячи и получаем 3300 рублей.

С этой суммы мы должны удержать НДФЛ по ставке 13%, если наш командированный — резидент, и 30%, если он нерезидент. Это будет 429 рублей в первом случае и 990 во втором, ну а сотрудник должен получить на руки (3300–429) 2500=5371 рубль за каждые сутки пребывания в Великобритании, если он резидент РФ, и (3300–990) 2500=4810, если нерезидент.

Но это ещё не всё. Сумма, превышающая 2500 рублей в сутки, облагается также страховыми взносами в Пенсионный фонд (22%), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) и Фонд социального страхования (2,9%), которые составляют в общей сложности 30%.

При этом конвертация проводится по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта. Предположим, в нашем случае курс на эту дату составлял 57,5 рубля за доллар. Наши суточные для Туманного Альбиона в этом случае равняются 5750 рублей. Вычтем из этой суммы 2500 и получим 3250. Вот с них-то мы и должны уплатить взносы: 5250х30%=1575 рублей за каждый день пребывания в Англии сверх выплаченных ему суточных.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Оформление и проведение по бухгалтерии заграничных командировок сотрудников — задача не из простых. Но если знать основные правила и нюансы, она оказывается вполне посильной.