Образец документального оформления представительских расходов

Понятие представительских расходов

относятся не относятся
расходы на организацию мероприятия расходы на организацию развлечений
транспортные расходы расходы на организацию отдыха
расходы на фуршет в процессе переговоров расходы на оформление помещения
расходы на оплату услуг переводчика расходы на приобретение сувениров

Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

  • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
  • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в Письмах Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796.

  • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше Письма Минфина России и Письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@);
  • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

  • заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

  • на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

  • по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

  • на буфетное обслуживание во время мероприятия;

  • на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

Образец документального оформления представительских расходов

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.

2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Образец документального оформления представительских расходов

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

  • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
  • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
  • а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.

Спиртные напитки

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Состоится ли реформа ФСБ в 2020 году - последние новости

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат1.

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

  • программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
  • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Образец документального оформления представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;

  • программа мероприятия;

  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

  1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

  2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Определенного перечня документов, которые необходимо представить в качестве доказательства того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.

Минфин разъяснил, что подтверждением рассматриваемых нами расходов могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере таких расходов.

Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Оформление документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

Если в мероприятии предполагается участие иногородних представителей не лишним будет к комплекту подтверждающих документов приложить копии приглашений и ответов на них.

Помимо этого необходимо также оформление документов, подтверждающих фактическое проведение мероприятия:

  • авансового отчета;
  • отчета о представительских расходах;
  • акта на списание представительских расходов.

В отчете о представительских расходах необходимо указать сведения о дате и месте проведения мероприятия, количестве участников, присутствовавших на нем, цели и основании его проведения, достигнутых результатах.

В акт следует включить сведения о произведенных расходах и потраченных суммах, а также членах комиссии этот отчет составлявших.

И, само собой, проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

В приведенном выше Письме N 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматриваются, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

  • официальность проводимого мероприятия;
  • экономическая обоснованность производимых расходов;
  • документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные {amp}lt;2{amp}gt;:

  • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» {amp}lt;3{amp}gt;. Старый Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 {amp}lt;4{amp}gt;.

В ст. 9 нового Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих Письмах {amp}lt;5{amp}gt;. Сведем все воедино, и у нас получится:

  • приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
  • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
  • цель и результаты мероприятия,
  • сумма расходов на представительские цели,
  • а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»3. Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.20124.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

  • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
  • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Пример 1

Свернуть

Пример 2

Свернуть

 

Пример 3

Свернуть

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. То есть это не касается физических лиц!

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Перевод совместителя на совмещение

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (Письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Представительские расходы и налог на прибыль

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

  • за I квартал — 500 000 руб.;

  • за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

  • в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

  • в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. {amp}gt; 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

  • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

В налоговом учете рассматриваемые в данном материале расходы включаются в состав прочих, связанных с производством и реализацией, но не в полном объеме.

Представительское мероприятие может быть оплачено как путем безналичного расчета, так и посредством выдачи денег под отчет.

Если в налоговом учете применяется метод начисления, то рассматриваемые нами расходы для целей налогообложения следует признавать в том отчетном периоде, к которому они относятся, а если кассовый — после их фактической оплаты.

При оплате мероприятия лицом, получившим денежные средства под отчет, датой осуществления указанных выше расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение — доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. Письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@, аналогичную позицию высказал Минфин России в Письме от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235).

В то же время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (Письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно Письмам МНС России от 16.08.

2004 N 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Документальное оформление представительских расходов

  • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели;
  • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели;
  • а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно — в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно Письму Минфина России от 22.03.

В соответствии с ч. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС предъявленная при оплате представительских расходов, принятых в целях исчисления налога на прибыль, подлежит вычету.

Однако необходимо помнить, что при исчислении налога на прибыль рассматриваемые в данном материале расходы учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от общей суммы расходов, потраченных на оплату труда работников.

Соответственно, вычету подлежит не весь предъявленный НДС, а лишь та его часть, которая относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Отказ в признании расходов в качестве представительских влечет отказ в предоставлении вычета НДС по таким расходам.

Отчет о проведении официального мероприятия

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат {amp}lt;1{amp}gt;.

  • программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
  • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или/и в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Пример 2.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "ПРИЗЫВ" ¦
¦ ¦
¦ Печать УТВЕРЖДАЮ ¦
¦ ООО Генеральный директор¦
¦ "Призыв" ООО "Призыв" ¦
¦ Соколов Н.Л. Соколов¦
¦ 24.05.2013 ¦
¦ ¦
¦ ПРОГРАММА ¦
¦ официального приема представителей ООО "Рассвет" (г. Ростов) ¦
¦ в г. Москве с 3 по 4 июня 2013 г. ¦
¦ ¦
¦ Целями официального приема являются поддержание сотрудничества с¦
¦компанией ООО "Рассвет" и увеличение объема продаж путем ознакомления ее¦
¦представителей с новой продукцией ООО "Призыв", а также обсуждение¦
¦вопроса заключения нового договора поставки на новых условиях (в случае¦
¦заинтересованности партнеров). ¦
¦ Список гостей - сотрудников ООО "Рассвет": ¦
¦ - генеральный директор Комаров Н.Л.; ¦
¦ - коммерческий директор Сумароков Ф.С.; ¦
¦ - главный специалист Тараторкин Н.А. ¦
¦ Представители со стороны ООО "Призыв": ¦
¦ - генеральный директор Соколов Н.Л.; ¦
¦ - коммерческий директор Вакулов С.И.; ¦
¦ - начальник отдела продаж Лавров О.А.; ¦
¦ - ведущий менеджер по сбыту Светлоярцева С.П. ¦
¦ ¦
¦-------------------------------------------------------T----------------¬¦
¦¦ Наименование мероприятия ¦ Время ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦ 3 июня 2013 г. ¦¦
¦ ------------------------------------------------------T---------------- ¦
¦¦Встреча в аэропорту ¦8.00 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Прибытие в офис ООО "Призыв". Кофе, чай ¦10.00 - 10.30 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Информирование о новой продукции производства ООО ¦10.30 - 12.30 ¦¦
¦¦"Призыв": представление ее качественных ¦ ¦¦
¦¦характеристик, описание свойств ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Кофе-пауза (буфетное обслуживание) ¦12.30 - 13.00 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Демонстрация новой продукции, ее осмотр, ¦13.00 - 14.30 ¦¦
¦¦представление складских помещений ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Отъезд в гостиницу и размещение в ней прибывших гостей¦14.30 - 15.30 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Официальный обед в ресторане гостиницы ¦15.30 - 17.30 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Посещение гостями спектакля в театре "Ленком" ¦Начало спектакля¦¦
¦¦ ¦- в 19.00 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦ 4 июня 2013 г. ¦¦
¦ ------------------------------------------------------T---------------- ¦
¦¦Переговоры о возможности приобретения компанией ¦10.00 - 11.30 ¦¦
¦¦ООО "Рассвет" новой продукции производства ¦ ¦¦
¦¦ООО "Призыв", обсуждение условий поставок ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Кофе-пауза (буфетное обслуживание) ¦11.30 - 12.00 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Продолжение переговоров ¦12.00 - 14.30 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Обед ¦14.30 - 15.30 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦В случае необходимости - проведение завершения ¦15.30 - 17.00 ¦¦
¦¦переговоров и подписание договора (договора о ¦ ¦¦
¦¦намерениях или иного документа) ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------ ---------------- ¦
¦¦Отъезд гостей в аэропорт ¦17.00 ¦¦
¦L------------------------------------------------------ -----------------¦
¦ ¦
¦ Коммерческий директор Вакулов С.И. Вакулов¦
L--------------------------------------------------------------------------

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ему обойдется запланированное мероприятие…, и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Так как документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

Пример 3.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "ПРИЗЫВ" ¦
¦ ¦
¦ Печать УТВЕРЖДАЮ ¦
¦ ООО Генеральный директор¦
¦ "Призыв" ООО "Призыв" ¦
¦ Соколов Н.Л. Соколов¦
¦ 24.05.2013 ¦
¦ ¦
¦ СМЕТА РАСХОДОВ ¦
¦ на проведение официального приема представителей ООО "Рассвет" ¦
¦ (г. Ростов) ¦
¦ в г. Москве с 3 по 4 июня 2013 г. ¦
¦ ¦
¦----------------------------------------------T-------------------------¬¦
¦¦ Наименование расходов ¦Предельная сумма расходо⦦
¦¦ ¦ (включая НДС), руб. ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Транспортное обслуживание: встреча гостей ¦ 7 000 ¦¦
¦¦в здании аэропорта и доставка их в офис ¦ ¦¦
¦¦ООО "Призыв"; доставка гостей из помещения ¦ ¦¦
¦¦офиса в гостиницу, потом в театр, опять ¦ ¦¦
¦¦в гостиницу; на следующий день - в офис ¦ ¦¦
¦¦предприятия и потом в аэропорт ¦ ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Буфетное обслуживание во время переговоров ¦ 5 500 ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Официальный обед ¦ 17 000 ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Сувениры (ручки, календари, ежедневники ¦ 1 000 ¦¦
¦¦с символикой ООО "Призыв") ¦ ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Аренда помещения (номеров в гостинице) ¦ 20 000 ¦¦
¦ --------------------------------------------- ------------------------- ¦
¦¦Билеты на спектакль театра "Ленком" ¦ 10 000 ¦¦
¦¦(только для гостей) ¦ ¦¦
¦L--------------------------------------------- --------------------------¦
¦ ¦
¦ Итого сумма расходов: 60 500 (Шестьдесят тысяч пятьсот) рублей. ¦
¦ ¦
¦ Коммерческий директор Вакулов С.И. Вакулов¦
L--------------------------------------------------------------------------

Приказ (распоряжение)

Пример 1.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "ПРИЗЫВ" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦20.05.2013 N 57¦
¦ г. Москва ¦
¦ ¦
¦О проведении официального приема ¦
¦представителей ООО "Рассвет" ¦
¦ ¦
¦ В целях поддержания сотрудничества и увеличения объема продаж ¦
¦ ¦
¦ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Провести в период с 3 по 4 июня 2013 г. официальный прием и¦
¦переговоры с представителями ООО "Рассвет" по вопросу увеличения объема¦
¦продаж (в том числе новой продукции ООО "Призыв") в рамках заключенного¦
¦договора от 29.07.2012 N 55. ¦
¦ 2. Начальнику отдела продаж Лаврову О.А. пригласить представителей¦
¦ООО "Рассвет" на переговоры и согласовать с ними список их представителей¦
¦и даты визита. Срок исполнения - 23.05.2013. ¦
¦ 3. Назначить ответственным за организацию и проведение встречи¦
¦коммерческого директора Вакулова С.И. и поручить ему: ¦
¦ - подготовку и представление на утверждение программы пребывания¦
¦представителей ООО "Рассвет" в г. Москве, а также сметы представительских¦
¦расходов. Срок исполнения - 27.05.2013; ¦
¦ - представление отчета о проведенном мероприятии с приложением¦
¦подтверждающих документов. Срок исполнения - 07.06.2013. ¦
¦ 4. Утвердить список сотрудников ООО "Призыв" для участия в¦
¦переговорах: ¦
¦ - генеральный директор Соколов Н.Л.; ¦
¦ - коммерческий директор Вакулов С.И.; ¦
¦ - начальник отдела продаж Лавров О.А.; ¦
¦ - ведущий менеджер по сбыту Светлоярцева С.П. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Соколов Н.Л. Соколов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ Вакулов 20.05.2013 ¦
¦ Коммерческий директор ------------ С.И. Вакулов ---------- ¦
¦ (подпись) (дата) ¦
¦ Лавров 20.05.2013 ¦
¦ Начальник отдела продаж ------------ С.А. Лавров ---------- ¦
¦ (подпись) (дата) ¦
¦ Светлоярцева 20.05.2013 ¦
¦ Ведущий менеджер по сбыту ------------ С.П. Светлоярцева ---------- ¦
¦ (подпись) (дата) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц — участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (Письмо Минфина России от 11.12.

Отчет о проведении официального мероприятия

Пример 2.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Образец заполнения платежного поручения на страховые взносы 2020

Пример 3.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

Пример 4.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "ПРИЗЫВ" ¦
¦ ¦
¦ Печать УТВЕРЖДАЮ ¦
¦ ООО Генеральный директор¦
¦ "Призыв" ООО "Призыв" ¦
¦ Соколов Н.Л. Соколов¦
¦ 07.06.2013 ¦
¦ ¦
¦ ОТЧЕТ ¦
¦ о проведении официального приема представителей ¦
¦ ООО "Рассвет" (г. Ростов) в г. Москве с 3 по 4 июня 2013 г. ¦
¦ ¦
¦ Согласно приказу Генерального директора ООО "Призыв" от 20.05.2013¦
¦N 57 была произведена официальная встреча с представителями компании¦
¦ООО "Рассвет" (г. Ростов) с 3 по 4 июня 2013 г. ¦
¦ Местом проведения мероприятия являлось помещение офиса ООО "Призыв" и¦
¦ресторан гостиницы "Сладкая жизнь" в г. Москве. ¦
¦ Целями официального приема были: ¦
¦ 1. Поддержание сотрудничества с компанией ООО "Рассвет". ¦
¦ 2. Увеличение объема продаж, в т.ч. путем ознакомления¦
¦представителей ООО "Рассвет" с новой продукцией производства ¦
¦ООО "Призыв". ¦
¦ 3. Проведение переговоров о порядке поставок новой продукции на¦
¦новых условиях. ¦
¦ Участники мероприятия: ¦
¦ 1. Со стороны ООО "Призыв": ¦
¦ - генеральный директор Соколов Н.Л.; ¦
¦ - коммерческий директор Вакулов С.И.; ¦
¦ - начальник отдела продаж Лавров О.А.; ¦
¦ - ведущий менеджер по сбыту Светлоярцева С.П. ¦
¦ 2. Со стороны ООО "Рассвет": ¦
¦ - генеральный директор Комаров Н.Л.; ¦
¦ - коммерческий директор Сумароков Ф.С.; ¦
¦ - главный специалист Тараторкин Н.А. ¦
¦ В соответствии с утвержденной программой были организованы следующие¦
¦мероприятия: ¦
¦ 1. 3 июня 2013 г.: ¦
¦ - информирование о новой продукции, производимой ООО "Призыв",¦
¦описание ее свойств и качественных характеристик. Демонстрация продукции¦
¦и осмотр складских помещений. Даны разъяснения по интересующим вопросам¦
¦(10.00 - 14.30); ¦
¦ - официальный обед (15.30 - 17.30). ¦
¦ - В рамках официального мероприятия гости посетили спектакль¦
¦"Аквитанская львица" в театре "Ленком" (с 19.00). ¦
¦ 2. 4 июня 2013 г.: ¦
¦ - проведены переговоры о приобретении компанией ООО "Рассвет" новой¦
¦продукции нашего предприятия, договорились о цене и порядке оплаты, а¦
¦также о вариантах доставки груза. Подписан договор от 04.06.2013 N 24/ак¦
¦о поставке первых партий продукции (10.00 - 17.00); ¦
¦ - официальный обед (14.30 - 15.30). ¦
¦ Результаты официального приема: ¦
¦ 1. Представители партнеров проявили заинтересованность в нашей новой¦
¦продукции и собираются расширить свой ассортимент за счет ее закупок. ¦
¦ 2. Подписан договор от 04.06.2013 N 24/ак о поставке первых партий¦
¦новой продукции. ¦
¦ 3. Установлены более тесные партнерские отношения между руководством¦
¦и специалистами ООО "Призыв" и ООО "Рассвет". ¦
¦ Общая стоимость произведенных расходов на официальное мероприятие¦
¦составила 52 770 (Пятьдесят две тысячи семьсот семьдесят) руб., включая¦
¦НДС, в том числе: ¦
¦ 1. Транспортное обслуживание - 5950 руб. ¦
¦ 2. Буфетное обслуживание - 4150 руб. ¦
¦ 3. Официальный обед в ресторане на 7 человек - 16 370 руб. ¦
¦ 4. Сувенирная продукция - 1000 руб. ¦
¦ 5. Аренда номеров в гостинице для гостей мероприятия - 19 100 руб. ¦
¦ 6. Билеты на спектакль "Аквитанская львица" театра "Ленком" (для¦
¦гостей) - 9000 руб. ¦
¦ ¦
¦ Коммерческий директор Вакулов С.И. Вакулов¦
¦ 07.06.2013 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица.

Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д.). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст.

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.

2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм {amp}lt;8{amp}gt;

Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый — правильно оформленный.

Пример 5. Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

  • оригинал подписанного двухстороннего договора;
  • акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
  • счет-фактуру;
  • путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма N 3);
  • счета на оплату.
Оцените статью
BunTorg
Adblock
detector