Особенности заполнения 2-НДФЛ в 2020 году

Справка 2-НДФЛ: новая форма 2020, бланк, образец заполнения

Форма 2-НДФЛ, которая действует в 2020 года, не отличается от бланка, заполняемого в 2019 году. Никаких изменений в документ внесено не было, по-прежнем для заполнения следует использовать справку, утвержденную Приказом ФНС России от 01.10.2018 №ММВ-7-11/566@.

В 2020 году нужно составить отдельные справки 2-НДФЛ для инспекции и сотрудников. Форма справок отличается как друг от друга, так и от старых бланков. В статье вы найдете новую форму справки 2-НДФЛ на 2020 год: бланк, образец заполнения.

ФНС назвала ситуацию, когда на работника не надо подавать 2‑НДФЛ {amp}gt;{amp}gt;{amp}gt;

В 2020 году справки 2-НДФЛ нужно составить по новым формам, которые применяются с отчетности за 2018 год (приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@). Теперь заполнить справки для ИФНС и работников нужно на разных бланках. 

Форма 2-НДФЛ – это отчетность для налоговой инспекции. Если в течение года вы как работодатель выплачивали доходы физическим лицам, то являетесь налоговым агентом.

Все налоговые агенты обязаны не позднее 1 апреля следующего года подать в ИФНС сведения о доходах физических лиц и удержанном налоге (п. 2 ст. 230 НК).

Кроме того, нужно сдать отдельные справки, если удержать налог с доходов невозможно. Об этом рассказали эксперты Системы Главбух.

Отчет состоит из двух листов. На первом вы отражаете реквизиты ИФНС, работодателя и физлица, а также сведения о сумме доходов, вычетов, начисленном и удержанном налоге. На втором листе расшифровываете доходы и вычеты по месяцам. Форма 2-НДФЛ в 2020 году будет подаваться за 2019 год.

Справка о доходах и суммах налога физического лица – это документ, который вы обязаны выдавать по требованию работника. Обычно справку требуют работники, которые хотели бы получать кредит в банке.

Справка состоит из одного листа. На нем вы указываете данные работодателя, работника, а также сведения о доходах, вычетах и налоге, который должны удерживать. Инструкцию по заполнению 2-НДФЛ в 2020 году вы найдете далее в статье.

В 2020 году бухгалтеры обязаны заполнять новые бланки 2-НДФЛ. Учитывайте, что введены сразу две формы. Одну заполните для ИФНС. Второй формат потребуется для работника. Разберемся, какой бланк 2-НДФЛ использовать для отчетности за 2019 год в 2020 году. Определим новые правила и инструкции по заполнению.

Новая форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

• Новая форма имеет два бланка:
• Для подачи в ФНС (выглядит как декларация):
• Для выдачи на руки работнику:

Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику

Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2020. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:

1. Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
2. Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.

Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2020 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:

• сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
• обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
• соответствующую информацию о предоставленных вычетах.

Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.

Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.

Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.

Обновленный бланк справки 2-НДФЛ, оформляемой налоговым агентом для ИФНС, представлен Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2020. Его изменения коснулись меньше всего. Актуальный бланк справки по-прежнему состоит из пяти разделов, но из него удалены некоторые строки. Обобщая все изменения, следует отметить:

1. Теперь в бланк не нужно вносить сведения о признаке, № корректировки, коде ИФНС, а также реквизиты уведомления о вычете.
2. В отношении справки 2-НДФЛ для налоговой введено ограничение по форме ее подачи. Начиная с 2020 г. представлять ее в ИФНС на дисках, флешках и прочих носителях не разрешается.

Форма заполняется путем занесения текстовых, цифровых и кодовых показателей. Расшифровка кодов имеется в соответствующих приложениях к распоряжению ФНС, их следует учесть для правильного отображения «зашифрованной» информации. Остальные сведения заносятся по разделам обычным порядком, стандартно.

Первый раздел бланка содержит реквизиты нанимателя (телефон, ОКТМО, ИНН и ФИО для ИП, КПП и сокращенное название для юрлиц). Во втором разделе записывают персональные данные физлица (инициалы, действительный статус, код страны, ИНН, паспортные данные и др.).

Далее указывают информацию по облагаемым доходам (разд. 3), предоставленным вычетам по месту постоянной работы (разд.4) и общим, излишним суммам дохода, а также налога (разд. 5). Справку можно оформить на бумаге либо в электронном виде и подать ее в ИФНС по месту своего учета посредством ТКС.

Следует заметить, что если 2-НДФЛ для работника оформляется и выдается по его требованию за 3 раб. дн., то для подачи справки в ИФНС установлены определенные сроки. Так, в 2020 г. налоговые агенты должны будут представить ее до 01.04.2020 (по уплаченным доходам и удержанным с них налогам). При не удержании налога справку надо будет представить до 02.03.2020.

При определении крайних сроков подачи 2-НДФЛ в ИФНС применяется правило стандартного переноса выходных на рабочие дни. Таким образом, если последний день подачи справки приходится на праздник либо выходной, то его переносят на первый же следующий за ним рабочий день, как это сделано со сроками в 2020 г.

При заполнении одного и второго типового бланка справки следует руководствоваться нормами, требованиями, которые определены Порядком, утв. Приказом ФНС РФ № № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2020.

Особенности заполнения 2-НДФЛ	Прямые ссылки на документы (чем руководствоваться при заполнении)
Порядок заполнения справки, оформляемой для физлица (общий, а также отдельно по разделам)	Приложение 2 к Приказу ФНС РФ
Расшифровка кодов документов, удостоверяющих личность (применяется в отношении двух типовых форм справок)	Приложение 1 к Порядку заполнения
Расшифровка кодов форм реорганизации (ликвидации) юрлица	Приложение 2 к Порядку заполнения
Цифровые коды стран (актуально для двух форм)	ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001, утв. Госстандартом

Общие требования по оформлению, составлению справки, оформляемой для физлица, установлены следующие. Заполняется бланк вручную либо печатью на компьютере. В первом случае используют синие, фиолетовые либо черные чернила, для печати набирают шрифт Courier New выс. 16 – 18 п.

Текст заполняют заглавными печатными буквами. Все показатели записывают слева направо.  Каждому из них соответствует одно определенное знакоместо. При отсутствии показателей проставляют прочерки. В незаполненных знакоместах – тоже.

При заполнении бланка следует учесть, что числа с отрицательными значениями не записывают. Если нет показателей по суммовым показателям, следует проставлять нули. Установлено также ряд запретов. В частности, не разрешается делать правки при помощи корректора либо иного аналогичного средства. Запрещается также двусторонняя печать и скрепление листов бланка, если это может привести к их порче.

Что касается бланка справки, предназначенного для ИФНС, то его структура во многом отличается. В ней нет таких полей со знакоместами, и заполнение производится по более упрощенному принципу. Единственное, на что следует обратить особое внимание, это правильное написание кодов.

Использованные данные в предложенном образце справки условны. Настоящая справка оформлена для работника Борисина Василия Александровича налоговым агентом в лице Захаровой Инги Петровны за 2020 год. Работник является гражданином, резидентом РФ, соответственно в бланке записаны коды «1» и «643», а также ставка налога 13%.

Указаны также реквизиты гражданского паспорта Борисина В. А. (код «21»), год рождения, общая сумма дохода (332 тыс. рос. руб.), налоговая база (315 200 рос. руб.) и размер удержанного НДФЛ (315 200 * 13% = 40976 рос. руб.).

Поскольку Борисину В. А. предоставлялся вычет (код 2126», сумма 16 800 рос. руб.), в третьем разделе бланка сделана соответствующая запись. Настоящая справка выдана работнику 21.03.2020.

Бланк 2-НДФЛ представлен несколькими частями:

• титульная часть для отражения реквизитов справки и сведений о налоговом агенте;
• раздел 1 для отражения информации о сотруднике;
• раздел 2 для доходов и подоходного налога;
• раздел 3 для вычетов;
• сведений о лице, подтверждающем достоверность заполненных данных.

Вверху бланка должны стоять ИНН и КПП организации налогового агента (если это ИП, то без КПП).

Далее последовательно заполняется:

• номер справки по порядку;
• год, за который подаются (2019);
• признак — 1 или 3 для реорганизованных компаний;
• номер корректировки — ноль, если 2-НДФЛ впервые подается;
• номер налоговой;
• наименование организации или ИП, выступающей налоговым агентом;
• ОКТМО;
• телефон;
• реорганизованные компании также указывают форму реорганизации и ИНН и КПП бывшей организации.

В разделе о работнике заполняется информация о нем:

• ФИО;
• статус (для граждан РФ это 1);
• сведения о рождении;
• гражданство (643 для РФ);
• реквизиты паспорта или иного удостоверяющего документа.

В разделе о доходах и налоге нужно отразить данные за весь год в обобщенном виде для конкретного работника:

• годовой доход, начисленный в пользу сотрудника;
• база для вычисления налога — разность дохода и общей суммы предоставленных вычетов;
• налог, исчисленный с базы (13% * размер налоговой базы);
• налог, вычтенный из зарплаты сотрудника;
• налог, перечисленный в бюджет;
• переплата по НДФЛ, если таковая была;
• налог, не удержанный в силу различных причин.

Размер вычетов для расчета налоговой базы считается в следующем разделе, где нужно показать код вычета и соответствующую сумму за год. Например, для стандартных льгот на детей предусмотрен код 126.

Если в 2019 году сотрудник обращался в ФНС для получения налогового извещения для получения имущественного или социального вычета через работодателя, то нужно указать реквизиты уведомления и сумму предоставленного вычета по нему.

Справку нужно заверить подписью, поставить дату. Если передача 2-НДФЛ осуществляется через представителя, то нужно дополнительно указать его ФИО и реквизиты доверенности.

Признак 1 и 2 — что это такое

В форме 2-НДФЛ имеется поля для указания признака, который может принимать одно из четырех значений — от 1-го до 3-х.

Признак 3 или 4 указывается в случае реорганизации, реорганизованная компания вписывает нужный вариант в зависимости от основания для подачи — для отражения данных о доходах, удержанном налоге ставится 3, для отражения данных о доходах, с которого не удержан НДФЛ, ставится 4.

Если в отчетном году реорганизации не было, то выбирается либо признак 1, либо 2:

• 1 — соответствует стандартному случаю подачи 2-НДФЛ по итогам года с целью отражения доходов, подоходном налоге и вычетах по каждому сотруднику, согласно п.2 ст.230 НК РФ;
• 2 — соответствует случаю отражения данных о начислениях, с которых по какой-либо причине не удержан налог в течение отчетного года (основания для неудержания может быть п.5 ст.226 НК РФ или п.14 ст.226.1

Новая форма справки 2-НДФЛ в 2019 году (бланк)

В 2019 году работодателям надо заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников. Их потребуется оформлять с отчета за 2018 год. Новые бланки и электронный формат для них утвердила ФНС (приказ от 02.10.18 №ММВ-7-11/566@).

Сведения о доходах работники могут потребовать в любой момент. Эксперты «УНП» подготовили рекомендации, которые нужно учесть при формировании справки 2-НДФЛ по новым правилам.

Как выдать справку о доходах по новым правилам

Обе формы одинаково называются, но их бланки различаются. С 2019 года форма получила новое название — «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Форма для инспекции стала машиночитаемой. Налоговики автоматизируют работу с целью сокращения времени обработки данных, получаемых от налоговых агентов. Новой бланк вам понадобится, если вы сдаете отчет на бумаге. Те, кто отчитывается электронно по ТКС изменений практически не заметит, поскольку XML-файлы формируются с помощью специализированных программных средств.

Форма 2-НДФЛ 2019 года для инспекции стала схожа с декларацией. В ней 2 листа. На титульном листе понадобится заполнять три раздела (ранее заполняли пять): о «физике», итоговые суммы доходов и вычетов, а в приложении расшифровать доходы помесячно.

Закономерно, что с появлением новой формы изменился и порядок ее заполнения (Приложение 2 к приказу ФНС от 02.10.2018).

Требования к заполнению справки 2-НДФЛ в 2019 году:

• недопустима двусторонняя печать документа;
• исправление ошибок с помощью корректора запрещено;
• нельзя скреплять листы степлером или склеивать;
• при отсутствии информации для отражения проставьте прочерки, вместо числовых значений — нули;
• числовые значения не должны быть отрицательными.

В начале документа, как и ранее, нужно указывать данные налогового агента (см. ниже образец заполнения новой формы справки 2-НДФЛ с 2019 года):

• наименование;
• ИНН;
• КПП;
• код ОКТМО;
• телефон.

В поле «Признак» ставьте цифру 1 или 2, правопреемники ставят иные коды: 3 – обычные справки; 4 – сообщают о неудержанном налоге.

Раздел 1. Данные о физическом лице. Заполните данные сотрудника:

• ИНН (если у «физика» его нет, но не заполняйте поле);
• ФИО (если в паспорте отсутствует отчество, то и в документе его указывать не нужно);
• дата рождения;
• статус налогоплательщика;
• реквизиты удостоверяющего личность документа и его код соответственно.

Раздел 2 новой формы 2-НДФЛ. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.Отразите доходы, налоговую базу и величину подоходного налога.

В Разделе 2 бланка представлены обобщенные данные (без разбивки по месяцам), они должны быть сопоставимы с итоговыми значениями Приложения и Раздела 3. 

Если физик получал доходы, облагаемые разными ставками, заполните Раздел 2 на разных титульных листах. На первом заполните все поля, а на втором — только поля до названия компании и Раздел 2 соответственно. Приложение будет одним (общим).

В таблице покажем, как заполнять Раздел 2 справки, когда используются разные признаки.

Показатель	Признак 1 и 3	Признак 2 и 4
Общая сумма дохода	Укажите общую сумму полученного дохода за период
Сумма фиксированных авансовых платежей	Платежи иностранного гражданина, уплаченные на основании патента. Чтобы получить право уменьшить агентский НДФЛ на сумму этих платежей, получите в ИФНС уведомление о подтверждении права на такое уменьшение.	Проставьте
Налоговая база	Посчитайте налоговую базу (НБ) по формуле: НБ=общая сумма дохода — общая сумма вычетов. Если сумма вычетов из раздела 3 и Приложения {amp}gt; общей суммы дохода, то укажите «0»
Сумма налога перечисленная	Укажите сумму годового НДФЛ, который перечислили в бюджет	Проставьте
Сумма налога исчисленная	Сумма налога исчисленного = налоговая база х ставка
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	Укажите переплаченный НДФЛ, в результате смены налогового статуса или невозвращенную налоговым агентом излишне удержанную сумму налога	Проставьте
Сумма налога удержанная	Укажите сумму налога, удержанного из доходов сотрудника	Проставьте
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом	Укажите сумму начисленного НДФЛ, которую не удержали в отчетном году

Раздел 3 новой формы 2-НДФЛ 2019. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Обратите внимание на то, что здесь не нужно указывать вычеты, которые сотрудник получил самостоятельно, сдав декларацию 3-НДФЛ. Каждый вычет заносите в отдельную строку. 

Если не хватило места для указания всех вычетов, используйте столько листов, сколько необходимо (ограничений нет).

На каждой дополнительно заполненной странице заполните обязательные поля: ИНН, КПП, номер страницы (нумерация сквозная), номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код налогового органа, код вида уведомления, номер и дату выдачи уведомления, код налогового органа, выдавшего уведомление. В остальных полях ставьте прочерки.

Показатели по одному коду суммируются.

С 2019 года в форму справки 2-НДФЛ добавлено поле «Код вида уведомления». В поле отражайте код в зависимости от того, какой вычет предоставили сотруднику: 

• код 1 — имущественный налоговый вычет;
• код 2 — социальный налоговый вычет;
• код 3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Если уведомления в отчетном периоде были получены несколько раз, понадобится заполнить столько страниц документа, чтобы отразить данные обо всех уведомлениях. Для заполнения дополнительных страниц используйте рекомендации, приведенные выше. 

Если в периоде, за который отчитываетесь, уведомлений не было, не заполняйте поля реквизитов.

В Приложение не попадают стандартные, социальные и имущественные вычеты. Данные о них указаны в Разделе 3.

2-НДФЛ — это справка о доходах физических лиц и уплаченных налогах, которая хорошо знакома всем бухгалтерам. Все организации-работодатели, признаваемые налоговыми агентами, обязаны ежегодно отчитываться в ФНС о доходах и налоге, который с него удержан, в отношении всех своих сотрудников.

Таких отчетов законодательством предусмотрено несколько, однако справка 2-НДФЛ занимает среди него особое место.

В этом материале пойдет речь о том, что собой представляет этот отчет, в какие сроки его нужно сдать и на что обратить внимание при заполнении — с учетом того, что с 2019 года форма значительно изменилась.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Бланк справки 2-НДФЛ (новая форма 2019) выполняет несколько функций при информировании налоговых органов и других учреждений, например, банков, о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Поэтому составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.

Начиная с 2019 года в соответствии с Приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@ будут применяться 2 формы — в зависимости от назначения:

• собственно 2-НДФЛ (для информирования ФНС);
• справка о доходах работника.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО — 7 (499) 653-60-72 Доб. 574
• Санкт-Петербург и Лен. область — 7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Налоговая инспекция подготовила ряд изменений законодательства в части отчетности о доходах физлиц. Рассмотрим подробнее, какие изменения вводятся с г.

Распространенные ошибки при оформлении 2-НДФЛ

Ошибка 1. Бланк справки, предназначенный для работника, не должен содержать счетных, цифровых и иных ошибок, недостоверных сведений. Например, неверное указание кодов. Не допускается также отсутствие обязательных данных, некорректные записи, сделанные не там, где требуется, либо записи, выходящие за пределы установленных им мест. При их наличии справка признается недействительной и подлежит переоформлению.

Ошибка 2. Неточные сведения, показатели, указанные в справке 2-НДФЛ, предназначенной для ИФНС, необходимо своевременно исправлять. Следует помнить, что на основании ст. 126.1 НК РФ налогового агента, который представил недостоверные, ошибочные данные, могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибками.

Такими ошибками признаются, например, некорректный ИНН, информация, затрудняющая исчисление НДФЛ, либо неверное указание статуса налогоплательщика (например, вместо кода «1», присвоенного резиденту, записан код «2»).

Чтобы избежать санкций, налоговый агент должен вовремя представить ИФНС уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Т. е. сделать это нужно до того момента, как ошибки обнаружит налоговый инспектор и по факту их обнаружения составит соответствующий акт.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?

В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.

Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.

Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?

Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.

Подача налоговой отчетности — это важная операция. Поэтому нужно учитывать все особенности и нюансы проведения этой процедуры. Нужно не только подать документ вовремя, но и правильно заполнить бланк, но заявление не требуется.

В ходе проведения всех подготовительных документов часто возникает ряд вопросов. Ответы на них можно получить в компетентных органах. Например, в налоговой службе России, а в некоторых случаях и в ФСС.

Но важно сделать это до того, как подавать куда-либо бланк документа по доходам. В случае обнаружения там недостоверных данных можно получить проблемы с законом.

Нужна ли печать

Законодательство Российской Федерации не требует от налогового агента ставить на подобном документе печати. Также и сама налоговая инспекция в разъяснительной документации указывает, что не нужно проставлять на справке никаких печатей.

Документ по форме 2-НДФЛ — это важная бумага. Поэтому ее оформлением занимаются только налоговые агенты, то есть работодатели физического лица.

За это вполне могут как удержать финансы в порядке административной ответственности, так и в соответствии с уголовным кодексом. Поскольку такое действие считается подделкой документа.

Также стоит опасаться и фирм, которые предлагают сделать подобный документ. Такое получение декларации будет расценено законом как мошенничество. А наказание понесет как фирма-исполнитель, так и заказчик документа.

Обычно сдача декларации 2-НДФЛ на работников в налоговые органы проводится за один отчетный год. Работнику бумагу могут предоставить за любой период.

Справка 2-НДФЛ имеет ряд особенностей, без знания которых она не будет актуальной и достоверной. Поэтому важно узнать о ней как можно больше, чтобы не пришлось переделывать заново.