Заполнение препроводительной ведомости к сумке: общая информация
Сбором денег в сфере услуг занимается служба инкассации. Иногда она подчиняется определенному банку, а иногда является самостоятельным подразделением, но в любом случае порядок проведения инкассирования и оформления документации установлен один. При этом заполнить препроводительную ведомость должен не только представитель службы, но и ответственное лицо в месте сбора денег. Согласно нормативам, исправления не допускаются.
Препроводительная ведомость – специальный бланк, в котором содержится информация о:
- данных и реквизитах отправителя;
- инкассируемой сумме;
- службе доставки;
- ответственных за транспортировку ценностей лицах.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru
Также при оформлении обязательно указывается номер инкассаторского баула. Без него бланк не может использоваться, хотя и является документом строгой отчетности.
Инкассаторскую сумку не всегда применяют для транспортировки наличности. Также в ней перевозят материальные ценности, документы и прочее. В таком случае указывается не сумма, а информация о содержимом сумки или вписывается номер прилагаемого документа, который содержит перечень ценностей и визируется инкассатором.
Если вы ранее не сталкивались с заполнением данного документа, вам следует иметь хотя бы общие представления о том, как он выглядит. Оптимальным вариантом будет ознакомление с уже заполненным образцом. Внизу представлен пример одного из них.
Ведомость в трех экземплярах выдается только вместе с баулом. На торговую точку она уже должна поступить с данными о службе инкассации.
При транспортировке денег отправителю остается только внести информацию и поставить необходимые подписи. Как видно из образца, документ визируется тремя ответственными сотрудниками, двое из которых являются клиентами, а третий отвечает за инкассацию.
Следует четко соблюдать установленный порядок заполнения, а также не допускать исправлений. Ведомость является документом строгой отчетности, ввиду чего заменить испорченный бланк крайне сложно.
Чтобы препроводительная ведомость не была испорчена, предлагается уже готовый образец заполнения. При постоянном сотрудничестве с одной и той же службой, в бланке меняются только сумма, номер сумки и фамилии ответственных лиц. Вся остальная информация остается стандартной.
Бланк заполняется под копирку. Два первых листа, в том числе и рукописный, вкладываются в сумку с деньгами. Один из бланков передается службе инкассирования, второй вместе с наличностью или ценностями – в финансовое учреждение. Третья копия остается у отправителя.
Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления
Заполнение препроводительной ведомости к сумке производится в следующей последовательности:
- Сначала вписывается информация об инкассации и номер сумки.
- После доставки баула и вложенной документации на торговую точку, необходимые данные вносятся отправителем.
- После приезда инкассаторов, которые обязаны проверить соответствие наличности указанной сумме, выполняется визирование всех трех экземпляров.
- Ведомость вкладывается во внутренний карман сумки.
- Баул опечатывается и доставляется в финансовое учреждение.
- Сумка вскрывается уполномоченными лицами.
Как уже говорилось выше, сопровождающий наличность или материальные ценности бланк имеет определенную форму заполнения, поэтому часто при сдаче денег инкассаторской службой существует шанс получить отказ из-за неправильного оформления или внесенных исправлений. Но, при наличии договора на оказание инкассаторских услуг, в некоторых случаях допускается использование ведомости с уже напечатанными данными, в которую вручную вносится только сумма и ставятся подписи.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru
Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:
- один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
- второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
- третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.
В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.
Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:
- проставляется порядковая нумерация ведомости;
- указывается номер направляемой сумки;
- в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
- получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
- пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
- в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
- сумма денег приводится прописью и цифрами.
Банком вносителя является финансовая организация, которая обслуживает предприятие, сдающее деньги. В роли банка получателя выступает финансовое учреждение, которому поручено клиентом принять деньги для их последующего зачисления на счет получателя. В соответствующих полях указываются реквизиты обеих банковских структур. При внесении информации об источнике поступления денег можно написать:
- результат реализации товаров;
- выручка, сформированная от розничной торговли и др.
С обратной стороны препроводительная ведомость содержит опись наличности:
- номинал монет и бумажных денежных знаков;
- количество купюр или монет для каждого из указанных номиналов;
- суммарное значение средств в разбивке по номиналам.
Квитанцию заполняют для формирования доказательной базы, подтверждающей факт принятия наличности инкассатором. Когда сумка с ценностями передана инкассатору, он расписывается в квитанции, на бланке проставляется оттиск штампа. Документ остается на хранение у отдающей средства организации (такой порядок прописан в Письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065).
https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru
Накладную после заполнения передают вместе с сумкой инкассаторскому сотруднику. В документе указывают данные о дате сдачи наличности, присвоенном форме номере, сведения о передающем лице и получателе средств, реквизиты обслуживающих банков, размер денежной суммы, подписи должностных лиц.
