Как присвоить номер исходящему письму

Нумерация писем в делопроизводстве

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама…

— Регистрация начинается с первого номера.

— То есть получается так: 11.01.08 № 01?

— порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;— номера дела по номенклатуре дел.Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:— для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;

— Не во всех компаниях или на производствах это номер дела, у нас например 11 — код станции, 01, 02, 03 — нумерация писем куда они направляются..Так что не ко всем это применимо)

— У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое,

— Здравствуйте!Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

(передают во внешнюю среду через факсимильную связь). Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?

— Документы, издаваемые подразделениями, находятся на оперативном хранении до сдачи в архив. В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих). В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.Т.е.

у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем. Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е. иметь дату создания и индивидуальный номер.

— Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены 15 номеров в феврале месяце. Как правильно оформить этот пропуск и каким документом это регламентируется? Заранее всем спасибо за ответы.

— Никакими… В журнале сами номера записаны? Оставте как есть! Может понадобиться…

Как присвоить номер исходящему письму

— Добрый день! Возможно кто-то сможет подсказать по регистрации исходящих писем. С нового года хотим изменить регистрацию исходящих писем, но у меня нет другого практического опыта в этом вопросе. На данное время в организации исходящие письма пишут сотрудники офиса и сохраняют их в сквозном порядке в папке, открытой для всего офиса на сервере, т.е.

исходящие письма регистрируются на момент создания письма. С нового года хотим начать регистрацию исходящих писем от руки, непосредственно перед подачей письма на подпись руководству. Но как это осуществить, в ситуации, когда письма нужно сохранить с возможностью редактирования и последующего легкого доступа к ним, и при этом вести свою регистрацию. Т.е. какое давать имя файлам проектов исходящих писем?

— Сделайте две папки: «Проекты писем» (письма можно номеровать название фирмы дата создания ромашка-11-10-2011 (как вариант)) в общем доступе, вторая папка у Вас (чтоб вы могли контролировать все изменения) «исходящие 2011», куда вы после подписания, регистрации и переносите (вырезать-вставить или копировать — вставить) письмо соответственно переименовываете его или «сохранить как» папка «Исходящие»

— А зачем регистрировать, как исходящее до подачи на подпись? Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой. У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку. Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

— Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к. дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?

— Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку. Если оригинал нужно продублировать, отправить по почте, делается копия и копия подшивается в папку с пометкой, что направлено по почте, число, если заказным — бланк и соответственно отчёт факса, что он прошёл, тоже прикрепляется к письму.

Если уж руководство хочет, чтоб проекты были доступны, можно создать отдельную папку, куда исполнители будут помещать их, соответственно, это будет надо уже вводить и регистрацию проектов, не вижу смысла. Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.

— Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00. Документу прсваивается номер состоящий из цифры обозначающей дело в которое он будет зашит и сквозной номер по журналу регистрации (например 01-28/2458, где 01- номер подразделения, 28 номер дела, 2458 — сквозной номер).

Как присвоить номер исходящему письму

— Добрый день! Приказы руководителя по основной деятельности могут же регистрироваться в отдельном журнале? И существует какая то унифицированная форма журналов по приказам?

— Все формы журналов:— журнал регистрации исходящих документов,— журнал регистрации входящих документов,— журнал регистрации внутренних документов,и многое другое, причем и сами формы журналов, и примеры их заполнения, вы найдете в статье:«Организация делопроизводства — Формы документов» на нашем сайте.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Дипломатический служебный паспорт гражданина РФ: как его можно получить в 2020 году

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

  1. Место жительства
  2. Главная

Как правильно нумеровать исходящие письма

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п.

производится по каждому виду раздельно. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Документооборот как нумеровать исходящие письма

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс).

Как присвоить номер исходящему письму

Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Письмо в налоговую об уточнении платежа в 2020 году

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации.

У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку.

Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

Как узнать чьё письмо? Внизу обязали писать исполнителя, как положено )))Никаких проблем, что является проектом, это всего лишь проект, пока не подписано, отвечает исполнитель, наше дело напомнить, если есть сроки.

Как-то так. — Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к.

Как присвоить номер исходящему письму

дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?Наше руководство хочет, чтобы все проекты писем лежали в одном месте, чтобы иметь доступ к ним с любого компьютера в офисе.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать.

В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Вам понадобится

  • — КУДиР;
  • — кассовая книга;
  • — первичные документы;
  • — кадровые документы.

Инструкция 1 Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками.

От бухгалтерского учета ИП освобождены. 2 Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы.

При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Иванов При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов Главный бухгалтер М.В.

Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо продажам Заместитель директорапо покупкам А.А. Иванов М.В. Петров 10.

Печать Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи. 11.

Исполнитель Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

  • Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
  • Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
  1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.

    внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый.

    Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Регистрация документов

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

  • входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
  • исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
  • внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: — имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Штрафы ГАИ с фотофиксацией проверить онлайн

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

  • В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

Журнал содержит следующие графы: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок к тексту; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); — исполнитель; — примечание. При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация.

Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!

Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют? (передают во внешнюю среду через факсимильную связь).

откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  • облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  • сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  • помогает контролировать работу подчиненных;
  • повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.

30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

Оцените статью
BunTorg