Проверка ФСС какие документы готовить в 2020 году

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Существует несколько поводов для проверки. Сотрудники ФСС могут проверять налогоплательщиков на факт правильности:

• начислений и перечислений взносов;
• расходования средств, начисленных страхователями по страховым случаям (больничные, декретные отпуска, отпуска по уходу за детьми);
• получения путевок;
• расходования средств по случаям травматизма на производстве.

Проверка начинается с расчета правильности заполнения отчетов по форме 4-фсс и 4а-фсс. Так как при расчете сумм пособий берутся предыдущие периоды, всю документацию по расходам плательщики взносов обязаны хранить самое меньшее пять лет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

На сайте ФСС у каждого работодателя есть возможность проверить отчеты перед их сдачей в фонды по специальной программе проверки ФСС. С помощью этой программы проверяется заполнение всех таблиц расчетов, суммы базы, начислений и уплат взносов. Делаются расчеты нарастающим итогом по возмещаемым расходам.

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – численность сотрудников, объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Какой срок

Пройти в 2020 году процедуру подтверждения основного вида экономической деятельности необходимо следующим страхователям по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:

• юридическим лицам;
• подразделениям страхователя, являющимся самостоятельными классификационными единицами (к таковым ФСС относит одновременно с подтверждением их основного вида деятельности).

Основные сроки подтверждения вида деятельности в ФСС в 2020 году остались прежними: это нужно сделать не позднее 15 апреля 2020 года. Это будет рабочий день – среда.

Как проще подать документы

Также по многочисленным просьбам страхователей Фонд соцстраха реализовал возможность подтверждения основного вида экономической деятельности через шлюз ФСС. Подробную информацию о порядке подтверждения основного вида экономической деятельности этим способом можно найти здесь.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

Общие:

• учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
• регистрационные формы, свидетельства;
• регистры бухгалтерского и налогового учетов;
• расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
• книги учетов доходов/расходов;
• финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
• пояснительные; аудиторские заключения;
• главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
• документы банковские и кассовые;
• акты выполненных работ/услуг;
• отчеты авансовые;
• трудовые договора, штатные расписания, табеля учета времени работы, кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

• больничные листы – проверяются особенно пристально;
• документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
• непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
• документы по выплате пособий, и прочие документы.

Чем заканчивается процедура подтверждения

Результат оказания ФСС данной услуги заключается в том, что заявителю установят с начала 2020 года размер страхового тарифа, соответствующий классу профессионального риска основного вида его экономической деятельности. Подтверждающим документом выступает уведомление заявителя об установленном ему размере страхового тарифа.

Использованы материалы: сайт ФСС.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Если бухгалтер предприятия выявил этот факт самостоятельно, до проверки, он может произвести перерасчет сумм, не дожидаясь прихода контролирующих органов.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.