Приказы по личному составу – хранение

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. {amp}gt; 10 лет) и временных сроков {amp}lt; 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=useroksana0283

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного
обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях
организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным
методическим руководством архива организации.

— подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные
и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» и других нормативных актов по делопроизводству;

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

— включать в дело документы, соответствующие по своему
заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

— группировать в дело законченные делопроизводством
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных
дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в
организации;

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Может ли ИП иметь директора приказ о назначении директора ИП образец приказа

— документы постоянного и временного сроков хранения
необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина
не должна превышать 4 см;

— запрещается включать в дела черновые, рукописные,
незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,
подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы
они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие —
по датам поступления, исходящие — по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их
утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся.

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы
документационного обеспечения управления организации или другими структурными
подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при
методической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,
временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);

— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);

— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);

— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела
( п. 2.6).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения
(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не
проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней
описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)
хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

— наименование структурного подразделения организации и
его подчиненность;

— наименование отдела;

— номер дела (тома) по номенклатуре дела;

— заголовок дела;

— дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

— количество листов в деле;

Приказы по личному составу – хранение

— срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения
(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого
документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,
структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее
наименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной
комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной
службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации
(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,
постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей
организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается.

Приказы по личному составу – хранение

— для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,
датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого
позднего документа;

— для дел, содержащих переписку, датой начала дела
является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего
документа, а датой окончания — дата самого последнего входящего или исходящего
документа;

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Какие льготы у инвалидов 2 группы при подачи заявления в суд

— датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

— датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников
организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и
отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает
с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются
документы за ______ год(ы)».

Приказы по личному составу – хранение

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя
дела ( п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в
соответствии с номенклатурой дел организации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по
номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если
заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается
количество заведенных томов.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и
другие организационно-распорядительные документы организации группируются в
дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с
номенклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно
от приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными
документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то
их группируют в самостоятельные дела.

1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в
хронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому
они относятся, независимо от даты их получения или составления (например:
годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических
мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы
организации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных
сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном
порядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями,
а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в
дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам
работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются
раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке
металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед
документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Кто может ездить на автомобиле после его покупки

2.5.
Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов
внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между
комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным
графитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии
и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и
нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при
этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в
конверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по
каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для
нумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и
т.д.).

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе
формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

Приказы по личному составу – хранение

— наличие литерных листов и пропущенных номеров;

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные
листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и
т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.5.
Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется
внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом
составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к
которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы
граждан и т.п.

— порядковый номер документов в деле;

— заголовок (краткое содержание) документов;

— дата документов;

— индекс (регистрационный номер) документов;

— номера листов дела, на которых расположен каждый
документ.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию
листов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Оцените статью
BunTorg
Adblock
detector