Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

Каковы общие правила составления штатного расписания

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Вас также может заинтересовать: Стратегический маркетинг: основа успешного развития компании

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования.

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню ↑

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами).

Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда).

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

  • руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
  • производственные подразделения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню ↑

Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных.

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации.

Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

к меню ↑

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным.

Штатное расписание – обязательный документ

Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Исковое заявление о восстановлении на работе образец пример иска

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма  она содержит все необходимые реквизиты.

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться. В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Вас также может заинтересовать: Книги по интернет-маркетингу: лучшая подборка 2018 года

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

ПРИКАЗ на ВВОД в действие Штатного Расписания

ООО «Гаспром»

ИНН 4301123456, КПП 430101001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

об утверждении штатного расписания

г. Москва 8.10.2015

В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание от 8.10.2015 № 15 с численным составом в количестве 18 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 317 000 руб.

Приложение: штатное расписание на двух листах.

Директор ____________ А.В. Иванов

Согласовано:

Главный бухгалтер _________ А.С. Петрова

Начальник отдела кадров _________ Е.Э. Громова

С приказом ознакомлены:

Помощник бухгалтера ___________ В.Н.Зайцева
8.10.2015

Секретарь ____________ Е.В. Иванова
8.10.2015

………….. и т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом …..

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по штатному расписанию.

Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только само штатное расписание. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники.

к меню ↑

Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Кто составляет

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Статья 15. Трудовые отношения

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Штатное расписание: форма, кто составляет, сведения

Статья 57. Содержание трудового договора

В трудовом договоре указываются:………………………….Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:……………………….трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). ………………………..

Видим, что про штатное расписание в ТК РФ только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание».

Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.

к меню ↑

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации.

На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели.

В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

к меню ↑

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

1 графа.Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа.Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа.Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа.Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа.Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа.Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Льготы ветеранам боевых действий в Москве (БД) в 2020 году

9 графа.Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

Срок действия штатного расписания

10 графа.Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

Штатное расписание (ШР) по форме № Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству, составление — дело добровольное, но, в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать важные решения по управлению учреждением.

Штатное расписание сотрудников помогает при планировании, так как по нему сразу видно:

  • количество отделов;
  • среднюю численности работников;
  • размер ежемесячного фонда заработной платы;
  • направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. При наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1) — штатная единица должна быть занята. Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется только в случаях, если в организации числится один руководитель, люди работают по гражданско-правовым договорам или ИП самостоятельно осуществляет свою деятельность, без привлечения работников.

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Структура штатного расписания

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия. Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Что необходимо учесть при оформлении штатного расписания в 2019 году

Для филиалов компании не нужно создавать отдельные штатные расписания. Почему? Расписание составляют для всего предприятия. Если руководство все же хочет составлять расписания для всех филиалов компании, то отражает эту инициативу во внутренних документах. При этом начальник подразделения наделяется соответствующими полномочиями.

В кадровой документации филиала обозначают те же характеристики штата, что и в расписании, которое разрабатывается для всей фирмы. Штатное расписание компании также должно быть утверждено приказом, его нужно пронумеровать и проставить дату.

Суммы окладов для должностных позиций с одинаковыми названиями также должны быть одинаковыми.

Если оклады разные, для компании лучше и безопаснее называть должности по-разному (редактор, корректор). Многие фирмы указывают в своих штатных расписаниях «вилки» оклада, допустим, 15–25 тыс. руб. Судьи и сотрудники инспекции по труду по-разному смотрят на эту ситуацию. По мнению суда, это допустимо, поскольку сумму оклада можно указывать в трудовом договоре и локальных документах.

Если возникают споры, требующие вмешательства суда, работодатель должен четко обосновать сложившуюся ситуацию. В этом случае за указание диапазона «от и до» на компанию не наложат штраф.

«Вилка» окладов непременно должна быть занесена в штатное расписание компании и трудовые договоры с персоналом. За счет установления диапазонов фирма может выплачивать сотрудникам, занимающим одинаковые должности, но с разными профессиональными характеристиками или занятым в разных структурных отделах, вознаграждения в разном объеме.

Довольно часто в суд обращаются работники, которым начисляют заработную плату по нижней границе «вилки» окладов. Компания выиграет суд только при условии, если сможет документально обосновать разные выплаты сотрудникам на одинаковых должностях. Так, приказ/распоряжение руководителя может включать в себя информацию о том, что оклад устанавливается в соответствии со степенью квалификации работника или объемом его трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 129 и ч. 1 ст. 132 Трудового кодекса РФ, п. 10 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004).

Вас также может заинтересовать: Виды маркетинга: старые, новые и работающие

Процедура утверждения штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Далее мы рассмотрим, какую форму носит утверждение штатного расписания. Разработанное штатное расписание обязательно должен утвердить управленческий орган предприятия. Как правило, документ готовят в конце года на следующий. Если компания не планирует расширять перечень должностей, штатное расписание может действовать больше года.

На приказе ставят порядковый номер. Форма составления свободная.

В качестве примера приведем следующее распоряжение/приказ: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».

Далее расписание утверждает гендиректор организации, расписываясь в нем. Документ прикладывают к соответствующему приказу/распоряжению.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Вас также может заинтересовать: Комплекс маркетинга: классические и современные модели

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в штатное расписание они не вносятся (ст. 11 ТК РФ). Но иногда к ним относят работников по трудовому договору, которые выполняют конкретный вид работы.

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Штатное расписание

Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать в куче изменений более ранних годов.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  По каким объектам с 2020 года организациям придется платить налог на имущество по кадастровой стоимости?

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. При такой ситуации становится очевидной необходимость утверждения нового штатного расписания.

Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменениям в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа

Как вносятся изменения? Все изменения производятся на основании приказа. Вносятся поправки в случаях:

  • исключения вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы;
  • появления новых единиц при расширении штата;
  • сокращения численности или штата работников;
  • увеличения или уменьшения окладов;
  • изменения названий подразделений, структурных единиц и т. д.

Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности.Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников.

А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст. 74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

Вот так выглядит приказ на утверждение расписания.

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Нередко случается так, что документ нужно изменить (например, изменить нормативно-правовые акты, добавить или упразднить должностную единицу и т. д.). Здесь можно пойти двумя путями: сформировать и утвердить новое штатное расписание компании (если кадровый ресурс фирмы существенно преобразуется) или издать приказ на внесение коррективов (если изменение штатного расписания несущественно).

Редактировать приказ на внесение коррективов можно по следующим основаниям:

  • компания реорганизуется;
  • меняется производственный процесс;
  • улучшается организационное управление;
  • утверждаются новые законопроекты;
  • упраздняются повторяющиеся должностные позиции;
  • другие причины.

Корректировать штатное расписание можно неограниченное количество раз — в законодательстве на этот счет ничего не указано. Поэтому править документ можно столько, сколько вы посчитаете нужным. Главное — обосновывать любую поправку локальной документацией компании. Это может быть или приказ, или распоряжение руководителя.

Деятельность множества предприятий предполагает сезонное привлечение сотрудников. При заключении срочных трудовых договоров с этими работниками можно упомянуть об этом в штатном расписании. Для этого издается приказ, в соответствии с которым перечень штатных единиц по соответствующим должностям расширяется.

Вид изменений

Письменное уведомление работников

Введение новых должностей и структурных подразделений

Не нужно

Изменение окладов и системы оплаты труда

Нужно

Изменение названий должностей

Нужно

Переименование структурных подразделений

Нужно, если название подразделения обозначено в трудовом договоре

Перевод работника в другой отдел

Перевод работника на другую должность

Нужно

Сокращение штата

Нужно

Упразднение вакантных должностей

Не нужно

Исключить должностные позиции из штатного расписания можно лишь в том случае, если сокращается количество кадров. Нередко внешние и внутренние обстоятельства приводят к необходимости упразднения должностей в компании. К таким факторам можно отнести сложную экономическую ситуацию в стране или регионе, изменение условий деятельности и т. д.

Если сокращаются должности, следует учитывать, что персонал по закону необходимо об этом предупреждать. Обычно это делают за 2 месяца до предполагаемых изменений (ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса РФ). В этом случае менять сведения в штатном расписании разрешено не ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

Ошибка

Как правильно

Руководитель указал в штатном расписании несколько должностных позиций на иностранном языке: SMM-специалист, web-дизайнер, руководитель IT-отдела.

Кадровое делопроизводство необходимо вести на русском языке (ч. 1 ст. 3 ФЗ от 1.06.2005 № 53-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).

Что произойдет, если…

Если руководитель, опираясь на штатное расписание, будет записывать в трудовых книжках персонала названия должностей на иностранном языке, на него могут наложить административный штраф в размере до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

  1. Издание приказа о коррективах штатного расписания с обозначением причины.
  2. Внесение соответствующих изменений с сохранением всех кодов должностных позиций и структурных отделов.
  3. Публикация и утверждение приказа о сокращении штата.
  4. Ознакомление сотрудников с приказом.
  1. Издание приказа об изменениях в штатном расписании фирмы.
  2. Корректировка расписания в соответствии с новыми требованиями.
  3. Подготовка должностной инструкции для новой единицы в штате.

Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания

Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.

Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.

article_banner.png

И другие сведения может включать в себя штатное расписание. Примеры: табельный номер работника, его трудовой стаж в организации, особая категория (нет 18 лет, наличие инвалидности, пенсионер с детьми до 3 лет и т. д.). Штатный список можно разрабатывать на основе утвержденного штатного расписания компании, добавляя в него нужные графы на основании потребностей конкретного предприятия.

В нормативных актах по сей день не установлено обязанности по ведению штатной расстановки и общей формы этого документа. Указан лишь период, в течение которого нужно хранить документы, утратившие юридическую силу. На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с обозначением периода хранения, утвержденного Росархивом 06.10.

Вас также может заинтересовать: Маркетинг влияния: особенности, рекомендации, примеры

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Оцените статью
BunTorg