Сколько хранятся карточки Т-2 уволенных сотрудников
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко. На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.
При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).
Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.
Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.
) и заполняется при поступлении его на работу. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.
Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.
1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях: … б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета.
Вопрос Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения? Хранятся ли карточки Т-2 вместе с документами личного дела? Ответ Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.
В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет. В связи с тем, что в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, то свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.
После расторжения трудового договора ЛКР попадает в архив организации. В соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утвержденным Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, остаются они там 75 лет. Но статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 гласит, что это распространяется только на дела, заведенные до 01.01.2003. Если позже, то достаточно 50 лет хранения.
Итак, как хранить личные карточки уволенных, переданные кадровой службой в архив, мы выяснили. Но что делать с ними по истечении 50 или 75 лет? Бывает, что организация существует и дольше. В большей степени это свойственно государственным и муниципальным учреждениям. Они в дальнейшем передают документы в городские архивы. Частные фирмы имеют право уничтожить их по акту.
Сколько хранятся карточки Т-2 уволенных сотрудников
каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников подшиваются в одно дело по году увольнения. При первом и втором вариантах формирования личных дел уволенных работников все документы внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п.6 гл.
Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В случае если личные дела каждого уволенного работника подшиты отдельно, вам необходимо нумеровать каждое дело самостоятельно.
Если личные дела уволенных работников сброшюрованы в тома по году увольнения, то все документы этого тома нумеруются валовым порядком. Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист.
Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело.
Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз.
3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о том, как заполнить личную карточку работника поможет вам не допускать ошибок в работе.
Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правилах, установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.
Например, сначала располагается карточка «Авакумов Михаил Александрович», далее — карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распространяется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип.
При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том — на буквы Л-П, третий — на буквы Р-Я. Листы каждого тома с личными карточками нумеруются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.
Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».
О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее.
На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально. Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.
Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.
Где должны храниться личные карточки Т-2 в этом случае? Инструкции по кадровому делопроизводству рекомендуют размещать их в отдельных номенклатурных папках:
- отдельно от личных дел;
- отдельно от приказов о приеме на работу;
- отдельно по действующим и уволенным;
- в безопасном месте.
Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ. Сшивать такие документы нельзя.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 6
Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.
Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС). Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.
В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.
Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис. 1).
б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет;
а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;
б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.
Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2).
Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.
На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).
Передача личных карточек работников на архивное хранение
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую. В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки. Исключение могут составлять только случаи непроизвольного дублирования записей.
Иногда при ведении личных карточек используются не все ее страницы (листы) либо их просто нет. В этом случае возможно как принятие меры к восстановлению недостающих листов и/или записей, так и передача документов по их фактическому состоянию и наличию. Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации (организацией) на основании сдаточной описи и документов к ней.
При передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которой согласно Основным правилам присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения, на которого возложены обязанности их ведения (кадровая служба, в данном случае — 06), аббревиатура «л/с», обозначающая категорию дел — дела по личному составу и год, по которому данные документы учитываются в описи (в данном случае — 2007): для личных карточек это — год увольнения сотрудников.
В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй — индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае — 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае — 07); в третьей — заголовок дела; в четвертой — крайние даты дела; в пятой — количество листов; в шестой — необходимые примечания.
Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения. Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет.
