Имеет ли право работодатель применить к водителю автомобиля дисциплинарное взыскание за превышение скоростного режима, руководствуясь показаниями установленной на автомобиле системы слежения ГЛОНАСС?

Вопросы проверки

Перед проведением проверки составляется программа, в которой указываются вопросы, подлежащие проверке. В отношении использования автотранспорта в бюджетных учреждениях они следующие.

1. Оформление первичных документов бухгалтерского учета, полнота и качество ведения документооборота автотранспортного отдела:

• заполнение всех реквизитов путевых листов, проставление необходимых подписей, наличие неоговоренных исправлений;
• ведение бортовых журналов и отражение в них всех хозяйственных операций по автомобилю;
• наличие и заполнение журнала выхода и возвращения автотранспорта, журнала выдачи путевых листов, журнала учета ДТП.

2. Правомерность и эффективность использования служебного автотранспорта:

• количество неиспользуемого автотранспорта, длительность и причины его неиспользования, меры по высвобождению;
• наличие собственных гаражей, мастерских и их использование;
• обоснованность аренды гаражей и стоянок, наличие документального подтверждения использования их для служебных целей;
• внеплановая проверка наличия автотранспорта в нерабочее время (до 8.00 или после 18.00) в гараже учреждения и в местах стоянок вне служебной территории;
• прохождение медицинского контроля водителей;
• контроль проведения служебных расследований по фактам ущерба, причиненного автотранспорту в результате ДТП;
• наличие фактов использования автомобилей в личных целях, возмещение расходов на ГСМ;
• проверка отдельных хозяйственных операций по авансовым отчетам водителей за выданные денежные средства по оплате ГСМ в командировке.

3. Бухгалтерский учет, правомерность расходования и списания ГСМ:

• выборочная проверка списания топлива по путевым листам в соответствии с утвержденными нормами;
• контроль правильности списания масел и смазок;
• контроль проведения инвентаризации топлива, выданного под отчет водителям, и масел на складе;
• наличие процедур снятия показаний спидометра органами Госстандарта;
• наличие сверок бухгалтерских служб показаний спидометров с данными путевых листов;
• сверка в ходе ревизии показаний спидометров автомобилей с последними путевыми листами (у не используемых длительное время автомобилей — сверка остатка топлива в баке с остатком по путевому листу);
• проверка наличия фактов выписки путевых листов на автомобили, которые согласно нарядам-заказам находились в этот период на ремонте и были неисправны, и списания в связи с этим ГСМ.

4. Бухгалтерский учет автозапчастей. Торги на закупку автозапчастей. Обоснованность ремонтов:

• правильность проведения торгов на закупку автозапчастей;
• забалансовый учет запчастей, выданных для замены изношенных;
• правильность оформления первичных документов на выдачу запчастей со склада, периодичность и наличие обоснованности выдачи тех или иных наименований по конкретному автомобилю;
• правомерность списания запчастей с бухгалтерского учета, наличие документального подтверждения их установки на автотранспорт;
• проверка оприходования снятых с автомобилей запчастей независимо от того, производился ремонт своими силами или силами ремонтной организации;
• обоснованность и целесообразность ремонтов автомобилей и их оплаты, расшифровка работ и номеров автомобилей в счетах, актах выполненных работ, наличие нарядов-заказов, проверка проведения торгов по ремонтным организациям;
• наличие фактов необоснованного списания на затраты стоимости устанавливаемого оборудования и стоимости работ по модернизации автомобилей (сигнализация, магнитола, декоративная панель приборов, обшивка салона кожей и др.);
• целесообразность и обоснованность расходования средств на необходимое оборудование для автотранспортных средств, то есть отсутствие экономии, как того требует БК РФ.

Прежде чем привести основные нарушения, выявленные в ходе проверок использования автотранспортных средств, определим порядок эксплуатации автотранспорта в бюджетных учреждениях.

Нарушения, выявленные в бухгалтерском учете при эксплуатации служебного автотранспорта

Основные положения и требования к эксплуатации автотранспорта утверждаются приказами руководителей учреждений. Так, например, требования к эксплуатации автотранспорта таможенных органов изложены в Приказе ГТК России N 875 {amp}lt;1{amp}gt;, которым утвержден временный порядок использования автотранспорта таможенных органов РФ.

Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист, бланки которого хранятся как документы строгой отчетности с соответствующей регистрацией их выдачи и возврата. Путевой лист регистрируется в журнале. В нем ставится штамп и печать учреждения. При этом новый путевой лист выдается водителю после сдачи им предыдущего путевого листа в бухгалтерию.

Порядок эксплуатации (использования) транспортных средств (хранение, контроль над техническим состоянием, выездом из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии, выдача, передача и сдача путевых листов и др.) утверждается руководителем бюджетного учреждения. При вводе автотранспортного средства в эксплуатацию на него заводится бортовой журнал, в котором водитель расписывается за принятое автотранспортное средство и за инструктаж по его эксплуатации.

Бюджетные учреждения должны обеспечивать целевое использование эксплуатируемого служебного автотранспорта. С этой целью им необходимо:

• разработать и утвердить маршруты поездок в места командировок на служебном транспорте с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
• в приказе на командировку указать утвержденный маршрут и лицо, персонально ответственное за расходование наличных денежных средств, выделенных на приобретение ГСМ на утвержденном маршруте;
• определить круг лиц, ответственных за вызов автотранспорта и имеющих право подписи заявок;
• в заявке на использование оперативно-служебного, грузового и специального автотранспорта указать время и место подачи машины, маршрут, цель и время поездки;
• в путевом листе (за подписью должностного лица, использовавшего автомашину) записать маршрут поездки, время ее начала и окончания, показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку.

В настоящее время в использовании автотранспортных средств допускаются нарушения. В основном они связаны с правильностью оформления первичных учетных документов, списанием ГСМ и запасных частей. Приведем наиболее характерные нарушения, выявляемые в ходе ревизий и проверок:

• в нарушение требований п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ {amp}lt;2{amp}gt; в первичных учетных документах (путевых листах) допускаются неоговоренные исправления остатков бензина до начала и на конец рабочего дня;
• в связи с нехваткой водительского состава в бюджетных учреждениях существует практика закрепления автомобилей за должностными лицами других подразделений. При этом в должностных инструкциях указанных должностных лиц отсутствуют обязанности водителя автомобиля, а также в вопросах эксплуатации транспорта отмеченные лица не подчиняются начальнику автотранспортного отдела, что не позволяет в полной мере осуществлять контроль над технической эксплуатацией автотранспорта;
• во многих путевых листах не указываются маршрут поездки, время ее начала и окончания, а также показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку;
• нарушение ведения журнала выезда, возврата автомашин (не заполняется графа «Номер путевого листа», не фиксируются все выезды автомобиля, несоответствие данных возвращения в гараж по путевым листам фактически установленным данным);

Пример 1. Выявлены факты заправки автомобилей в нерабочее время. При этом согласно журналу учета выходов автомобилей на линию и путевым листам автомобили находились в местах стоянок:

• автомобиль по путевому листу и по журналу учета выходов автомобилей на линию вернулся в гараж 20.06.2006 в 17.00, однако чек на покупку бензина датирован 20.06.2006, а время заправки — 19.40;
• автомобиль в соответствии с показаниями путевого листа выехал и вернулся в гараж 03.07.2006 в 7.00 и 17.40 соответственно, однако согласно распечатке АЗС заправка машины осуществлялась 03.07.2006 в 1.15 и в 20.44. В результате возникло сомнение в фактической заправке служебного автомобиля в ночное время.

В ходе проверки автотранспорта на предмет соответствия фактических показаний спидометра показаниям пробега автомобиля в путевом листе выявлено:

• по данным бухгалтерского учета, автомобиль с 17.07.2006 находился в гараже. Процедура снятия показаний спидометра показала, что пробег автомобиля фактически составил 37 070 км, а по путевому листу — 37 087 км, разница — 17 км;
• по состоянию на 19.07.2006 при возвращении автомобиля в гараж пробег по путевому листу составлял 46 230 км, а по спидометру — 46 409 км, разница составляет 179 км.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Данные расхождения подтверждают факт отсутствия контроля над заполнением путевых листов со стороны должностных лиц автотранспортного отдела бюджетного учреждения.

• не на должном уровне находится ведение бортовых журналов по каждому автомобилю (не проставляются отметки о проведении ТО-1, ТО-2, не делаются ссылки на финансовые документы, оформленные станцией технического обслуживания или предприятием, где осуществлялся ремонт автомобилей);
• в нарушение требований ст. 23 Закона N 196-ФЗ {amp}lt;3{amp}gt; в учреждении не организован предрейсовый медицинский контроль водителей;
• не утверждены маршруты поездок в места командировок с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
• в отношении отдельных служебных автомобилей, стоящих на балансе и не используемых в служебных целях по причине их ненадобности, меры по высвобождению и реализации данного имущества, определенные Указом Президента РФ N 1205 {amp}lt;4{amp}gt; и Постановлением Правительства РФ N 231 {amp}lt;5{amp}gt;, не предпринимались, что согласно ст. 34 БК РФ является неэффективным использованием бюджетных средств;
• при укомплектованности учреждения автобусами был заключен договор с транспортным предприятием на оказание транспортных услуг (перевозка сотрудников учреждения на автобусе предприятия в служебную командировку). В результате оказанные транспортные услуги являются неэффективным использованием средств федерального бюджета;
• неправомерное расходование денежных средств, выданных под отчет;

Пример 2. Водители бюджетного учреждения отчитывались по авансовым отчетам за наличные денежные средства, выданные под отчет на оплату стоянок автотранспортных средств, при этом квитанции предъявлялись каждый раз с различной стоимостью, превышающей стоимость стоянки автомобиля, отраженную в договоре, заключенном между учреждением и владельцем стоянки.

По авансовым отчетам водитель отчитался за расходы по мойке автомобиля в сумме 10 000 руб. Однако указанный в документах автомобиль в данный период из гаража не выезжал. По этому факту комиссией учреждения была проведена служебная проверка, в ходе которой подтвердилось неправомерное использование выданных под отчет денежных средств.

Приказом руководителя бюджетного учреждения по результатам проверки принято решение о взыскании с виновного лица суммы ущерба в размере 10 000 руб.

• неправомерное использование служебного автотранспорта в личных целях, а именно при использовании сотрудником учреждения автотранспорта в личных целях (для перевозки домашних вещей). Денежные средства за ГСМ сотрудником, использовавшим автомобиль, возмещены не были, в результате произведено необоснованное списание ГСМ за счет средств федерального бюджета;
• в нарушение Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03, утвержденных Минтрансом России от 29.04.2003:

а) автомобильные масла списывались прямым расходом без указания расхода топлива, рассчитанного по нормам для каждого автомобиля;

б) выборочной проверкой обоснованности и правильности списания ГСМ в соответствии с нормами выявлено излишнее списание бензина вследствие завышения норм расхода топлива;

• имелись случаи необоснованного списания ГСМ;

Пример 3. В ходе проверки установлен факт повреждения бака на автомобиле при неизвестных обстоятельствах, в результате чего с бухгалтерского учета были списаны 26,60 л бензина на сумму 289,94 руб.

Однако служебное расследование данного факта не проводилось, виновные лица не выявлены, в связи с этим денежные средства списаны необоснованно.

Пример 4. В декабре 2005 г. (02.12.2005) было совершено ДТП с участием автомобиля бюджетного учреждения, о чем имеется отметка органов ГИБДД в журнале учета ДТП. Полученные дефекты отражены в отчете эксперта от 06.12.2006 и оценены на сумму 10 633,5 руб., оплаченную виновным лицом 06.02.2006. Указанный автомобиль был передан ремонтной организации по заказу-наряду, согласно которому автомобиль находился в ремонте с 13.01.2006 по 06.02.2006.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Однако в данный период времени на указанный автомобиль в учреждении выписывались путевые листы, в результате неправомерно было списано 315 л бензина на сумму 4315,50 руб.

• в нарушение требований Приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49 при проведении инвентаризации в бюджетном учреждении нефинансовых активов не подвергались проверке факты наличия ГСМ;
• не велся бюджетный учет автомобильных шин, покрышек, аккумуляторов, выданных со склада взамен изношенных, на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»;
• производилось списание запасных частей для автомобилей прямым расходом при выдаче их со склада, а не по актам установленной формы;
• имеют место случаи списания запчастей без документов, подтверждающих их установку на автомобили;
• в большинстве расходных накладных на выдачу и перемещение материальных ценностей (запасных частей, масел и смазок) в 2005 и 2006 гг. отсутствуют наименования должностей и расшифровки всех подписей лиц, подписавших первичный документ, что нарушает п. 2 ст. 9 Закона РФ N 129-ФЗ;
• все запасные части, снятые с автомобилей при ремонте или модернизации как хозяйственным способом, так и в ремонтных организациях, не приходуются на бухгалтерский учет. При отсутствии контроля над движением снятых запчастей и отсутствии документального подтверждения демонтажа это приводит к злоупотреблениям в расходовании денежных средств, выделенных на приобретение автозапчастей. Неурегулированным вопросом является отсутствие в нормативных документах четкого требования о необходимости документально оформлять хозяйственные операции по демонтажу снимаемых запчастей и об их оприходовании на бухгалтерский учет;
• списанные автошины в утиль не сдавались, а подвергались уничтожению, что не соответствует требованиям Правил эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утвержденных Распоряжением Минтранса России N АК-9-р {amp}lt;6{amp}gt;;
• в нарушение Распоряжения Минтранса России N АК-9-р карточки учета работы автомобильных шин заведены не на все шины. Кроме того, при списании шин данные карточки не прилагаются к актам списания, то есть отсутствует документальное подтверждение фактического пробега шин перед списанием;
• в актах выполненных работ на ремонт автомобилей в ремонтной организации стоимость использованных запасных частей увеличена за счет накладных расходов, не предусмотренных договором;
• в актах выполненных работ по ремонту автомобилей в подрядной организации не указывались виды ремонтных работ, имеется ссылка на наряды-заказы, которые отсутствуют, целесообразность ремонта документально не обоснована;