Как внести запись о переименовании должности в трудовую книжку

Потребность в переименовании

Часто работодатели стремятся, идя в ногу со временем, переименовывать должности. Теперь вместо секретарей работают офис-менеджеры, а вместо продавцов – менеджеры по продажам. Это нормальные изменения, но очень важно их отобразить в личных документах работника, а именно, внести запись в трудовую книжку о переименовании должности.

В тех случаях, когда место вакантное, то трудностей с изменением его названия не будет – нужно только внести коррективы в штатное расписание. Если же позиция уже занята, то тут нужно действовать по-другому. Общий порядок выглядит так:

  1. Подготовка обоснованных причин изменения названия. Это необходимо для того, чтобы не возникало правовой коллизии и претензий со стороны сотрудника. Проблема заключается в том, что кроме переименования, внесения новой записи в трудовую, нужно перезаключать договор, который является основанием выполнения работы. Той должности, на которую он заключался, уже не существует, а значит, и условия его тоже ничтожны. Просто так взять и сменить название нельзя, для этого требуется четкое обоснование.
  2. Второй важный аспект – это уведомления о предстоящих корректировках работника, причем это нужно сделать не позднее, чем за 2 месяца. По адресу регистрации (проживания) оправляется письмо, которое вручается под роспись. Если не соблюсти это требование, можно будет оспорить действия работодателя и попытаться признать их незаконными.
  3. Получив согласие сотрудника, нужно подписать дополнительное соглашение относительно изменения названия и внести изменения в его трудовую книжку.

Такие действия обязательно нужно осуществлять со всеми сотрудниками, кого коснуться изменения штатного расписания.

Также работодатель обязан:

  • Выпустить приказ по компании о факте переименования должности (-тей).
  • Разъяснить работнику, что изменение названия занимаемого им места – это не механическое понижение.
  • Предупредить, что изменение названия может повлечь за собой смену обязанностей, размера зарплаты, графика работы и т.д.

Законодательная база

В Инструкции нет указаний на оформление записи об изменении названия подразделения, но есть порядок выполнения записи о переименовании организации (п.п. 3.1 и 3.2).

Пунктом 3.1 предусмотрено, что записи о названии должности или специальности с указанием необходимой квалификации должны выполняться на основании официально утвержденного штатного состава компании.

Законодательство требует известить работника о любых переменах, сделанных в квалификационных справочниках и штатном составе компании, в соответствии с установленной процедурой, а затем должные изменения следует произвести в трудовой книжке сотрудника на основании письменного решения администрации.

В пункте 3.2 определено, что если название компании изменилось в то время, когда сотрудник работал на этом предприятии, то необходимо отразить это в записи индивидуальной строкой в третьей графе раздела о работе примерно в такой форме: «ЗАО «Факел» с 21.07.2010 переименовано в ТОО «Пламя», а в четвертой графе следует указать основание для такого переименования – официально утвержденное решение, постановление или распоряжение администрации, а также их реквизиты.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Служебка на премию за совмещение должностей образец

Основы внесения данных

Перед тем как разбираться в том, как выглядит запись в трудовой книжке о переименовании должности, следует вспомнить основные правила внесения информации в этот бланк. Среди них:

  1. Вносить данные можно синей, фиолетовой или черной ручкой. Она может быть гелевой, шариковой.
  2. Записи идут по порядку в хронологии и номеруются.
  3. Зачеркивания и исправления недопустимы. Если обнаружилась описка, то ошибочная запись указывается как недействительная, аннулируется. Сразу же под ней вносятся правильные данные.
  4. С каждой записью, которая вносится в трудовую, ее владелец должен быть ознакомлен под роспись. При внесении любой записи в трудовую нужно руководствоваться Правилам и Инструкцией заполнения такого бланка.
Внесение записи

Некоторые рекомендации по внесению записи в трудовую.

Наличие записи о занимаемой должности в трудовой книжке – строго обязательно.

Если название должности стало другим, то необходимо внести изменения в трудовую книжку.

Удобнее делать это будет все-таки через переименование должности, а не переводом, если суть выполняемой работы сохранилась, а название по каким-то причинам решили поменять.

Например, сотрудник работает специалистом по кадровому документообороту в отделе персонала. Руководитель принял решение привести штатное к общему виду и решил, что более уместна будет формулировка «менеджер по кадровому администрированию». Эти изменения следует отразить в трудовой книжке.

Запись о новой должности в документе работника должна отражать следующие моменты:

  • рекомендуется пронумеровать запись;
  • зафиксировать дату наступления изменений;
  • в графе о приеме/переводе пишем: наименование должности «специалист по кадровому документообороту» переименована в «менеджер по кадровому администрированию»;
  • обязательно ссылаемся на приказ с указанием даты его издания.

Форма записи в трудовой книжке

Например, возможна такая запись: «Дирекция материально-технического обеспечения» с 01.06.2010 переименована в «Отдел логистики», а в четвертой графе следует указать основание переименования – решение или постановление администрации об изменении штатного состава, а также его реквизиты. Первую и вторую графы следует оставить пустыми.

Таким образом, изменение названия отдела оформляется в трудовой аналогично изменению названия должности.

В графе о работе надо произвести запись о том, что «отдел А» переименован в «отдел Б». Например, «Служба информационных технологий» переименована в «Отдел информационных технологий», а должности и функции сотрудников остались прежними.

Записи в трудовой книжке об изменении названия должности и отдела можно сформулировать следующим образом:

  • «Должность «начальник отдела кадров» с 01.08.2012 переименована в «менеджер по работе с человеческими ресурсами»}
  • «Подразделение «служба технической поддержки пользователей» с 11.09.2013 переименовано в «Отдел технического обслуживания потребителей»}
  • «Факультет инженеров связи и телекоммуникаций» переименован с 25.02.2014 в «Факультет телекоммуникаций, мобильной связи и инженерии».

Точные названия отделов указываются в утвержденном должным образом штатном расписании и соответствующем приказе администрации. Если в трудовой была запись о прежнем названии отдела, то необходимо произвести запись об изменении указанного названия.

Если переименовывается отдел

Для внесения записи в трудовую об изменении названия структурного подразделения нужно определить, необходимо ли  это вообще. Это требуется сделать только в том случае, если условие работы в определенном подразделении считается существенным по пунктам договора.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Как пишется должность в приказе временно исполняющего обязанности

Запись о структурном подразделении указывается в графе 3 бланка. Часто этот момент и вовсе не указывается в трудовой. Например, сотрудник является специалистом отдела продаж, но такого уточнения в бланке нет. Отмечается только его принадлежность к отделу розничной торговли. В этом случае изменение названия отдела продаж не будет влиять на дополнительную запись в трудовой.

В том случае, если будет меняться название отдела розничной торговли, нужно внести соответствующую отметку в трудовую. Например, если розничный отдел объединился с логистическим и стал рознично-логистическим.

Важность переименования

Надо обязательно указывать в трудовой книжке изменения в названии отделов во избежание проблем с будущим подтверждением стажа. Также важно указывать информацию о переименовании подразделения, потому что это может быть связано с предоставлением различных льгот.

Руководство компании обязано определить производство, к которому относится выполняемая работа, подтвердить занятость работника в определенном отделе, дирекции или подразделении и установить соответствие названия должности работника профессии, предусмотренной специальными списками производств, работ и профессий, дающих право на льготное обеспечение.

Вот почему так важно правильно выполнять записи в трудовой книжке о переименовании подразделения.

Изменение названия должности как перевод

Порядок

Особый порядок проведения перевода.

Приверженцы этого подхода объясняют свою позицию тем, что название должности составляющая трудовой функции, так как она представляет собой в том числе и работу по определенной должности, предусмотренной штатным расписанием (абзац 2, ч. 2, ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, изменение названия подразумевает необходимость проведения перевода (ст. 72.1 ТК РФ).

Алгоритм оформления процедуры при данном подходе будет выглядеть следующим образом:

  1. Издание приказа о необходимости внести коррективы в штатное расписание, связанные с переименованием должности;
  2. Подпись сотрудником уведомления (за 2 месяца до наступления изменений) и заключение с ним дополнительного соглашения с сотрудником;
  3. Оформление приказа (перевод). Можно использовать унифицированную форму документа Т-5;
  4. Занесение записи в трудовую, где прописывается, например: «переведен на должность менеджера по кадрам» (предшествующая должность – инспектор по кадрам);
  5. Отображение проведенных операций в личной карточке;
  6. Составление нового проекта должностной инструкции.
Распоряжение

Издается распоряжение.

Чтобы поменять должность (ее название) в штатном расписании, следует издать распоряжение, где прописываются примерно следующие формулировки:

  1. В целях оптимизации штатной структуры/в связи с расширением отдела наименование должности «специалист…» переименовать в «менеджер…»;
  2. Руководителю отдела кадров подготовить необходимые изменения;
  3. Контроль за исполнение настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.

Далее утверждается новое штатное на бланке формы Т-3, необходимые изменения для удобства выделяются.

Должностная инструкция также утверждается приказом (ссылка на приказ об изменении штатного расписания) и по тексту инструкции вносятся изменения названия должности.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Начислен налог на имущество в 2020 году

В текст трудового договора изменения вносятся с помощью дополнительного соглашения, где обозначается, что работнику предоставляется работа по должности…. (указываем новое наименование должности). Также прописывается дата, с которой вступают в силу изменения.

Если меняется название должности, то соответствующая отметка будет появляться и в трудовой, тут исключений нет. Пример из того же отдела розничной торговли. Если ранее человек трудился на должности старшего  продавца, и в результате изменений в штатном расписании его место было переименовано на старшего менеджера по продажам, то это обязательно нужно отобразить в следующей строке после заполненной в бланке.

Порядок внесения данных:

  1. Первая графа – порядковый номер записи. Это обязательно следующий.
  2. Вторая – дата внесения записи. Данные не могут вноситься ранее, чем приказ об изменениях начнет действовать. Сначала записывается число, потом месяц, год.
  3. Третья – ключевая. Именно здесь указывается новая должность. С формулировкой: должность «А» переименована в должность «В».
  4. Четвертая – основание для внесения таких изменений, то есть номер и дата приказа.

Форма записи такого рода не имеет четких требований по формулировке в Правилах или Инструкции. В этом случае важно донести суть – указать, какая была должность. Она обязана совпадать с той, на которую сотрудника принимали / перевели, то есть наименованию в предыдущей строке. Также важно правильно записать ту, которая изменилась.

Сотрудник не согласен с изменениями

Случается такое, что сотрудник не согласен с корректировкой названия должности, ведь он понимает, что это может повлечь за собой и другие изменения – обязанностей, графика, зарплаты. Это его вполне закономерно может не устраивать, поэтому он отказывается от переименования, примеров таких ситуаций масса.

В таком случае возникает головная боль у работодателя – ему нужно предложить в письменном извещении другую вакантную должность в компании, которая похожа на ту, которую он занимает на данный момент. Если такой нет, то он имеет право предлагать любую другую с более низкой оплатой труда. При этом берется во внимание профессиональные навыки и состояние здоровья.

В предложении, которое вручается лично, должны присутствовать все существенные условия трудового договора, который будет заключен, если сотрудник на то согласится. Если все устраивает, то процесс аналогичен переименованию. Нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, внести данные в личную карточку и в трудовую. Для этого случая формулировка будет другой: переведен с должности «А» на должность «В» с хх.yy.zzzz.

Оцените статью
BunTorg
Adblock
detector