Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019-2020 годов

Заполнить путевой лист может любое уполномоченное для этого лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.

При заполнении как унифицированной формы путевки, так и самостоятельно разработанного бланка, необходимо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренные в пункте 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. К ним, в частности, относятся:

  • наименование и номер документа;
  • сведения о сроке его действия;
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о грузовом автомобиле;
  • данные водителя;
  • данные и подпись лица, оформившего путевку.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что с февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее. Позже был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

ИП и организациям также нужно знать, что с 1 марта 2020 года начали действовать поправки, предусмотренные приказом Минтранса России от 21.12.2018 г. № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. При этом контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно будет Ф.И.О. и личной подписи.Нововведения отмечены красным на рисунке ниже (см. образец формы 4-п).

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов. В частности, бланк содержит такие разделы:

  • реквизиты организации или ИП, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
  • данные о работе водителя и автомобиля;
  • информация о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые можно указывать как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
  • задание водителю;
  • список ответственных за автомобиль лиц;
  • последовательность выполнения задания;
  • результаты работы ТС и прицепов;
  • данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
  • данные о медосмотре водителя.

Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставления владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.

В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для 1–2 заказчиков за смену.

Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.

Оба бланка путевых листов грузовых автомобилей, утвержденные Госкомстатом, не являются обязательными для использования. Допускается самостоятельная разработка форм таких бланков. Однако обе формы — и 4-П, и 4-С — создавались с учетом включения в них реквизитов, обязательных для путевых листов грузовых автомобилей, и поэтому удобны для применения.

Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)

Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.

Перечень обязательных реквизитов путевого листа содержит приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152. На протяжении 2017-2019 годов он менялся не однажды.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Какая нужна доверенность на регистрацию транспортного средства в ГИБДД в 2020 году

В начале 2017 года в его текст были внесены следующие изменения (приказ Минтранса России от 18.01.2017 № 17), вступившие в силу с 26.02.2017:

  • в заголовочной части путевого листа больше не требуется проставлять печать или штамп владельца транспортного средства;
  • обязательным стало указание в путевом листе даты и времени проведения предрейсовой (или предсменной) проверки технического состояния транспортного средства уполномоченным на это техническим специалистом с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

С 15.12.2017 обязательно указание основного регистрационного номера юрлица или ИП (приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476).

С 01.03.2019 не требуется заверять штампами дату и время выезда ТС и показания одометра, а также отметки о медосмотре водителя (приказ Минтранса 21.12.2018 № 467). 

Однако эти изменения не требуют доработки унифицированных бланков, поскольку:

  • Штамп или печать в заголовочной части на месте, отмеченном как предназначенное для их проставления, можно просто не ставить.
  • Место для записи о том, что автомобиль технически исправен, в бланке предусмотрено и содержит поля для подписи ответственного лица (механика) и ее расшифровки. Нужно только дополнительно проставлять здесь же дату и время осмотра.
  • ОГРН можно вписать к сведениям об организации.
  • Штампы в отметках о дате и времени выезда и о медосмотре тоже можно не проставлять.

Таким образом, несмотря на изменение требований к обязательным для отражения реквизитам, оба бланка можно продолжать использовать без доработки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.

Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль

Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.

Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.

Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида — 4-С и 4-П.

В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.

Внимание! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.

Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.

Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Для чего нужны путевые листы бухгалтерам

Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.

Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:

  • начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
  • списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;

См. статью «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019-2020 годах».

  • при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.

В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019-2020 годов

По форме 4-П

С 01.03.2019 вступили в силу изменения в

правилах заполнения путевок

для всех видов транспорта. Минтранс России ввел новшества Приказом № 467 от 21.12.2018 в основной регламент о путевках — Приказ от 18.09.2008 № 152.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Пример заполнения журнала кассовых документов форма КО-3 в 2020 году

Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П)

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2020 года:

  1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
  2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.

С 01.03.2019 срок действия путевки изменен. Ранее документ выписывали на срок до 1 месяца включительно. Теперь же путевку выписывайте только на один рейс, вне зависимости от того, сколько дней длится этот рейс. Либо на одну рабочую смену, вне зависимости от количества совершенных рейсов за рабочий период.

  1. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
  2. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
  3. Информация о транспорте: госномер, марка.
  4. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.

С 01.03.2019 заверять показания одометра печатью или штампом не требуется. Достаточно подписи ответственного работника.

  1. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
  2. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
  3. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
  4. Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
  5. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.

Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна. А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.

  1. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2020.

С 1 марта 2020 г. путевки нужно оформлять до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену водителя, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько водителей) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

  • в путевку водителя, который выезжает первым, – данные при выезде ТС с парковки;
  • в путевку водителя, который заезжает последним, – данные при заезде ТС на парковку.

В остальном заполнение путевого листа грузового автомобиля особой сложности не вызывает. В нем надо записать данные о дате выезда автомобиля и обязательно записать тип задания, это может быть:

  • командировка;
  • работа по графику;
  • работа в выходные или праздничные дни;
  • колонна;
  • бригада;
  • и т. п.

Особенности учета и хранения документации

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Бухгалтерский учет кассовых операций счет 50 Касса в 2020 году

Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность за ошибки в документе

Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)

За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.

Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.

Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.

Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.

В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.

Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.

Важно! За несколько аналогичных нарушений в течение одного периода отчета размер санкций может быть увеличен до 30 тысяч руб. Если по причине потери путевых листов налоговая посчитает, что произошло занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаты.

Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. Если документа нет или он неверно оформлен, в соответствии со

ст. 12.3 КоАП РФ

, инспектор выпишет штраф в размере 500–3000 рублей.

Однако есть и другая опасность — она исходит от Налоговой службы. Ведь путевые листы используются для отчетности по налогам, и в случае ошибок в них компании грозят пересчет налоговой базы на прибыль и штраф.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

Оцените статью
BunTorg