Журнал учета инвентарных номеров образец скачать

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Каким образом используется журнал ИНВ-23?

Журнал, составляемый по форме ИНВ-23, которая была утверждена Госкомстатом РФ в постановлении от 18.08.1998 № 132, используется в целях регистрации изданных приказов о проведении такой процедуры, как инвентаризация.

Приказ, инициирующий проведение инвентаризации, — главный документ, регламентирующий эту процедуру. Их может издаваться довольно большое количество: инвентаризации бывают не только плановыми, которые проводятся относительно редко, но и внеплановыми. Подобные приказы могут включать в себя широкий круг сведений. Например, о содержании процедуры инвентаризации, сроках ее проведения, составе комиссии, осуществляющей инвентаризацию.

Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец

Приказы на инвентаризацию составляются по своей унифицированной форме (ИНВ-22) или, если в этом есть необходимость из-за большого объема информации, на бланке обычного приказа, но с включением в него обязательных для приказа по инвентаризации данных. При большом объеме имущества, подлежащего проверке, приказов одновременно может быть издано несколько.

ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Как производится оплата больничных листов за счет работодателя

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Каковы особенности структуры и заполнения документа

В форме ИНВ-23 приводятся:

  • сведения о компании, которая проводит инвентаризацию (либо о выполняющем соответствующую задачу структурном подразделении);
  • Ф. И. О. сотрудников, которые несут материальную ответственность за комплектность и сохранность тех или иных ресурсов;
  • сведения о приказах об инвентаризации;
  • данные о составе комиссии, осуществляющей инвентаризацию;
  • типы инвентаризируемых активов (либо обязательств);
  • соответствующие приказу, а также фактические даты начала и завершения инвентаризации;
  • результаты инвентаризации — предварительные, окончательные (с указанием недостач или излишков);
  • даты утверждения итогов инвентаризации руководителем фирмы;
  • дата принятия необходимых мер реагирования на выявленную недостачу (в виде ее погашения либо направления дела в силовые структуры).
ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:  Предельная база по взносам в 2020 году

Журнал регистрации приказов об инвентаризации должен быть подписан ответственным сотрудником предприятия.

Итоги

Важным моментом при процедуре инвентаризации является организация учета приказов о ее проведении. Она позволяет не только составить перечень таких документов, но и делать мониторинг качества и своевременности проведения различных инвентаризационных процедур, а также эффективно планировать проведение дальнейших проверок. Форма ИНВ-23 – один из самых оптимальных вариантов для решения этих задач.

Инвентарная карточка по унифицированной форме ОС-6 применяется для учета и движения внутри компании объектов основных средств. Но применение унифицированных форм с 2013 года необязательно, поэтому организация вправе разработать бланк карточки самостоятельно, придерживаясь требований к оформлению первичных документов, указанных в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Программы

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Оцените статью
BunTorg
Adblock
detector