Гарантийное письмо об оплате товара в 2020 году

Как составить бланк юридическому лицу

Гарантийное письмо фиксирует намерение сделать что-либо в пользу другой стороны. Допускается оформление бланка для любого действия, предусмотренного законодательством.

В частности, гарантия составляется:

• об оплате услуг или товаров;
• об оплате задолженности;
• о предоставлении юридического адреса;
• о предоставлении рабочего места;
• о выполнении работ;
• о заключении договора.

Бумага может составляться в качестве ответа на письмо-претензию.

Гарантия может быть составлена и физическим лицом. В таком случае используется обычный лист формата А4.

План документа выглядит следующим образом:

1. Полное наименование и реквизиты организации-адресата, ФИО руководителя, номер счёта.
2. Данные лица, предоставившего бланк гарантийного письма ФИО и адрес.
3. Основной текст гарантировать перечисление оплаты за товар или услугу, перевести все суммы платежей в определенном размере и в установленный срок.
4. Дата, когда составлено гарантирующее письмо.
5. Подпись автора.

При желании можно поставить по центру название бланка. Однако заголовок на листе писать необязательно.

Стоит отметить, что сама по себе гарантия не является нормативным документом, положения которого обязательны к исполнению. Поэтому основной мотив при ее составлении исполнительность должника, просящего об отсрочке оплаты.

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

1. Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
2. Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

В судебной практике есть прецеденты освобождения заказчика от ответственности за несвоевременные выплаты, если они произошли в связи с задержкой финансирования из бюджета (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 07.02.2018 по делу № А33-771/2017).

В законодательных актах и нормативах нет унифицированных форм и строгих указаний по заполнению гарантии. Заказчику следует руководствоваться общими правилами, действующими в деловом и производственном документообороте. Предлагаем инструкцию, как написать гарантийное письмо на оплату:

1. Документ составляется на фирменном бланке организации-заказчика.
2. Ему присваиваются обязательные реквизиты — дата, исходящий номер.
3. В правом верхнем углу прописывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя, его фамилия и инициалы.
4. Указывается наименование регистра.
5. Образец гарантированного письма об оплате должен содержать подробное описание — заказчик обязуется оплатить товары, работы или услуги по госконтракту и по счету (счету-фактуре, товарной накладной, акту сдачи-приемки) в установленном размере и в определенный срок. В тексте также можно указать причину образования задолженности. Если по условиям контракта предусмотрено несколько платежей, в гарантии расписывается обновленный график перечисления денежных средств. Заказчик также вправе самостоятельно рассчитать и прописать размер штрафных санкций, которые будут выставлены за невыполнение обязательств, закрепленных в документе.
6. Прописываются данные об организации-заказчике и его банковские реквизиты.
7. Вносятся данные об ответственных лицах, а также об исполнителе, составившем образец гарантийного письма об оплате за услуги. Нужно указать ФИО и контактную информацию.

Гарантия заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, так как в документе устанавливается финансовая ответственность организации-заказчика. Печать ставится при ее наличии в учреждении.

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

• реквизиты документа (номер, дата);
• реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
• информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
• сумму, подлежащую уплате;
• причины задержки выплат;
• сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

https://www.youtube.com/watch?v=-fApeUIBXhs

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

Когда оформляется

В основном содержании письма в подробностях отражается намерение составителя. Необходимо описать саму суть обязательства (например, оплата продукции), сроки его выполнения и иные подробности.

Если речь идет о гарантийном письме на оплату услуг или задолженности, можно указать конкретную сумму, способ ее внесения (безналичный расчет, наличные средства), дату перечисления. Уместно внести обязательство выплатить пени или штраф в случае просрочки.

Чтобы обозначить намерение, можно воспользоваться следующими формулировками:

• «настоящим письмом гарантируем перечисление…»;
• «компания »ХХХ« гарантирует…»;
• «гарантируем полную оплату в установленный срок…».

Когда бумага готовится с целью подтвердить намерение предоставить место под офис, нужно вписать точный адрес объекта, его площадь и прочие характеристики. Уместно указать, на каких основаниях оно принадлежит нынешнему владельцу.

После завершения выполнения работ или услуг по контракту заказчик обязан перевести поставщику оплату. Однако бывают ситуации, когда в организации не хватает текущих средств для взаиморасчетов. В таком случае организация-заказчик может составить гарантийное письмо. Оно не является коммерческим или финансовым документом, но на его основании заказчик гарантирует факт оплаты и устанавливает предельные сроки, в которые будут перечислены средства поставщику за исполнение условий госконтракта.

Гарантия формируется либо по инициативе организации-заказчика, либо в ответ на претензию поставщика.

Составляя гарантию на имя исполнителя, заказчик подтверждает наличие задолженности. Удобство в том, что это может освободить стороны от подписания дополнительного соглашения, в котором будут закреплены новые условия сделки. Поставщик может повременить и с начислением пеней и штрафов за просрочку, если организация-заказчик предоставила такую гарантию.

Общие рекомендации по составлению

Гарантийные письма об оплате задолженности образцы это часть деловой переписки. Поэтому они должны отвечать стандартам, предусмотренным для таких документов. Далее перечислены основные рекомендации, которыми стоит воспользоваться, чтобы написать гарантийное письмо об оплате.

1. Точное указание получателя. Перед тем как написать гарантийное письмо, нужно уточнить и указать наименование организации целиком, а также ввести ФИО руководителя и его контактные данные. Сюда включаются телефон и адрес.
2. Подробное изложение обстоятельств дела о погашении. В гарантийном письме на оплату по образцу пишется не только конкретная сумма за товар, способ оплаты и сроки проведения расчетов, но и указываются причины возникновения обязательств.
3. Документальное подтверждение. Особенно это важно, когда от имени руководителя организации действует представитель. Тогда текст гарантийного письма содержит ссылку на номер и дату доверенности, прикладывают ее копию. Однако перечень дополнительных бумаг этим не ограничивается. Можно включить все бланки, которые, на взгляд составителя, имеют отношение к делу.
4. Заверение подлинности каждой страницы формы гарантийного письма на оплату. Это требование относится к гарантиям, составленным на нескольких листах. Их следует пронумеровать и прошить. Если это сделать невозможно, на каждой странице ставится подпись ответственного лица.
5. Указание причины написания письма. Нередко шаблон готовится после того, как была получена претензия. Факт поступления этого документа стоит отразить в тексте.
6. В конце обязательно поставить дату и подпись. Когда составителем выступает юридическое лицо, требуется дополнительно проставить печать организации.

Важно! Образец гарантийного письма об оплате содержит подпись только уполномоченного сотрудника.

Гарантийные письма на оплату услуг не имеют единой формы. Они составляются с целью зафиксировать намерение выполнить определенные действия (внести оплату за товар или провести работу в рамках контрактов) в пользу другой стороны. Составить гарантийные письма образцы вправе как юридическое, так и физическое лицо. Форма будет отличаться.

Если автором гарантийного письма об оплате задолженности выступает организация, обязательно проставить печать и подпись руководителя. Если же эти полномочия переданы представителю, необходимо отразить номер доверенности и приложить ее копию.